Proforma-Rechnung vom chinesischen Lieferanten: Was Sie vor der Zahlung prüfen

Die Proforma-Rechnung (PI) ist das erste echte Dokument bei jedem Import aus China: Dein Lieferant sendet sie, nachdem ihr euch über Produkt und Menge geeinigt habt, und alles Weitere — die anzuzahlende Summe, der zu zahlende Zollsatz, der Abgangshafen deiner Ware — richtet sich nach dem, was darauf steht. Dennoch behandeln die meisten Ratgeber sie als Formalität. Das ist sie nicht. Die PI ist deine letzte Chance, einen falschen HS-Code, einen vagen Incoterm oder ein betrügerisches Bankkonto zu korrigieren, bevor dein Geld dein Konto verlässt. Dieser Leitfaden erklärt, was eine Proforma-Rechnung ist, wie sie sich von der Handelsrechnung unterscheidet, ob der Zoll sie akzeptiert (mit der tatsächlichen Vorschrift, denn online liegt die Mehrheit daneben), und welche konkreten Prüfungen du vor der Anzahlung durchführen solltest. Er ist Teil unseres umfassenden Guides zur Importdokumentation aus China.

Was ist eine Proforma-Rechnung? (Bedeutung im Chinahandel)

Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Verkaufsrechnung, die ein Lieferant vor Produktion oder Versand ausstellt. Sie sieht aus wie eine Rechnung — Positionen, Stückpreise, Summen, Bankdaten — dient aber einem anderen Zweck: Sie formalisiert das Angebot, damit du die Bestellung bestätigen, die Zahlung arrangieren sowie Fracht und Zoll planen kannst. Speziell im Chinahandel ist die PI der Punkt, an dem Verhandlung endet und Umsetzung beginnt: Sobald du sie unterschreibst und die Anzahlung leistest, startet die Produktion.

Laut der International Trade Administration benötigen Importeure eine Proforma-Rechnung außerdem für drei administrative Zwecke: die Beantragung einer Einfuhrlizenz, die Eröffnung eines Akkreditivs und die Abwicklung einer Devisenüberweisung. Wenn deine Bank oder das Einfuhrregime deines Landes „eine Rechnung“ verlangt, bevor die Ware existiert, ist die PI dieses Dokument.

Wichtig ist, was eine PI nicht ist. Der chinesische Außenhandel arbeitet grob mit fünf rechnungsähnlichen Dokumenten: der Proforma-Rechnung (Vorab-Angebot), der Handelsrechnung (das echte Zolldokument), der Mehrwertsteuerrechnung bzw. Fapiao (Chinas inländische Steuerquittung — als ausländischer Käufer siehst du sie selten), der Packliste und internen Steuerbelegen. Nur die Handelsrechnung und die Packliste reisen mit deiner Sendung.

Es lohnt sich auch, die PI von ihren Nachbarn in der Papierkette zu unterscheiden:

• Kostenvoranschlag — informelle Preisindikation, oft nur eine E-Mail oder Tabelle; keine Bankdaten, kein Unterschriftsfeld.
• Proforma-Rechnung — formales, strukturiertes Angebot mit Preisen, Bedingungen und Zahlungsanweisungen; Grundlage für deine Anzahlung.
• Bestellung (PO) — dein Dokument, das die Bestellung beim Lieferanten bestätigt; in vielen Geschäften mit chinesischen KMU ersetzt eine unterzeichnete PI den PO vollständig.

Proforma-Rechnung vs. Handelsrechnung: Die wichtigsten Unterschiede

Das ist der Vergleich, der am meisten zählt, denn Verwechslungen dieser beiden Dokumente beim Zoll verursachen echte Verzögerungen. Hier das vollständige Bild:

Dimension	Proforma-Rechnung (PI)	Handelsrechnung (CI)
Zeitpunkt der Ausstellung	Vor Auftragsbestätigung, vor Produktionsbeginn	Nach Produktion, wenn die Ware tatsächlich versendet wird
Zweck	Angebot, verhandeln, Anzahlung auslösen, Lizenzen/LC beantragen	Den Verkauf beim Zoll deklarieren, Abgaben festsetzen
Spiegelt wider	Beabsichtigte Ware und geschätzte Werte	Tatsächlich versandte Ware, finale Mengen und Werte
Rechtsstatus	Standardmäßig nicht bindend (stärker, wenn unterschrieben + gestempelt)	Verbindlicher Nachweis des Verkaufs; rechtliches Zolldokument
Zollverwendung	Im Allgemeinen nicht akzeptiert (begrenzte US-Ausnahme — siehe unten)	Das primäre Abfertigungsdokument weltweit
Buchhalterisch	Nicht als Forderung/Verbindlichkeit gebucht	Gebucht; für Zahlungsabgleich und Prüfungen verwendet
Preisbildung	Angebotspreise, gültig bis zum angegebenen Ablauf	Endgültig vereinbarte Preise

Ein praktisches Detail: Chinesische Lieferanten paaren die Dokumentnummern typischerweise — aus einer Proforma mit der Nummer PI03771018 wird für dieselbe Bestellung die Handelsrechnung CI03771018. Wenn die Nummern nicht übereinstimmen oder die CI-Werte stillschweigend von der von dir unterzeichneten PI abweichen, ist das dein Signal, vor dem Versand zu klären — nicht danach.

Die Handelsrechnung reist dann mit dem restlichen Dokumentensatz — Packliste, Konnossement, Ursprungszeugnis. Die vollständige Aufschlüsselung nach der Bestellung halten wir in unserer Importdokumentations-Checkliste (BL, CI, PL, COO, MSDS) vor, damit diese Seite auf die Vorbestellungsphase fokussiert bleibt.

Kann eine Proforma-Rechnung für die Zollabfertigung verwendet werden?

Kurz gesagt: plane mit Nein — die Zollabfertigung erfolgt immer auf Basis der Handelsrechnung. Lang gesagt: Es hängt vom Land ab, und hier liegt das Internet meist falsch. Deshalb die tatsächliche Regel für den größten Importmarkt:

Vereinigte Staaten: gemäß 19 CFR 141.91 kann der CBP eine Anmeldung auf Proforma-Rechnung akzeptieren — aber nur, wenn der Importeur eine Bürgschaft (CBP Form 301) über das 1,5-Fache des Rechnungswertes stellt und die echte Handelsrechnung innerhalb von 120 Tagen nach der Summarischen Anmeldung einreicht. Verpasst man diese Frist, fallen pauschalierte Schäden an; verstreichen mehr als 6 Monate, vervielfachen sich die Sanktionen. Du wirst Seiten finden, die 50 Tage behaupten, andere 180 — beides falsch; die Vorschrift nennt 120. Das ist ein Notfall-Fallback, wenn die CI bei der Anmeldung wirklich nicht verfügbar ist, kein Routineweg — und Handelsrechnungen selbst werden elektronisch über das ACE/DIS-System des CBP von deinem Broker eingereicht.

Singapur: das gegenteilige Extrem — eine Proforma-Rechnung kann weder für Einfuhrgenehmigungen, noch für die Wert- oder GST-Deklaration genutzt werden. Eine Handelsrechnung ist zwingend.

Die meisten anderen Märkte liegen näher bei Singapur als bei den USA: Die Zollbehörden wollen die Handelsrechnung, Punkt. Egal welches Zielland — behandle die PI als Planungsdokument und sorge dafür, dass dein Lieferant eine saubere, konsistente CI ausstellt, bevor das Schiff ausläuft. Was der Zoll am Zielort tatsächlich verlangt, findest du in unserem Leitfaden zu den erforderlichen Dokumenten für die Zollabfertigung.

Die 11 Felder einer vollständigen Proforma-Rechnung — kommentiert

Die International Trade Administration veröffentlicht die Referenz-Checkliste, was eine gültige Proforma-Rechnung enthalten muss. Hier jedes Feld mit dem roten Flag, auf das du bei PIs chinesischer Lieferanten achten solltest:

#	Feld (ITA-Checkliste)	Was zu prüfen ist — und das rote Flag
1	Name und Adresse des Verkäufers	Muss dem eingetragenen Firmennamen auf der chinesischen Geschäftslizenz entsprechen — kein Markenname oder Name eines Verkäufers
2	Name und Adresse des Käufers	Deine juristische Importentität, exakt so geschrieben wie in deiner Importregistrierung
3	Käuferreferenz	Deine Anfrage-/PO-Nummer — hält die Papierkette verknüpft
4	Artikelbeschreibungen	Genug Spezifik: Materialien, Verwendung, Modellnummern. „Waren“ oder „Muster“ ist ein rotes Flag
5	Stückpreise und Mengen	Rechne alles selbst nach. Rechenfehler schaffen es erstaunlich oft bis in Anzahlungen
6	Zwischensummen und Währung	Währung ausdrücklich genannt (USD vs. RMB vs. „$“-Mehrdeutigkeit). Summen entsprechen der Summe der Positionen
7	Gewichte und Abmessungen	Brutto-/Nettogewicht und CBM — ohne sie kannst du Frachtangebote nicht vergleichen
8	Rabatte und Zuschläge	Werkzeuge, Formen oder Bankgebühren einzeln ausgewiesen, nicht in Stückpreise versteckt
9	Lieferbedingungen (Incoterm)	Mit konkretem Ort benannt: „FOB Shenzhen“ oder „FOB Ningbo“, niemals nur „FOB“. Der Hafen verändert deine Frachtkosten
10	Zahlungsbedingungen	Anzahlungs-% , Auslöser für Restzahlung, Methode (T/T, LC). Vage Bedingungen = spätere Streitpunkte
11	Gültigkeitsdatum + voraussichtliches Versanddatum	Beides vorhanden. Eine PI ohne Ablaufdatum verschafft dem Lieferanten eine freie Option auf Neu-Pricing; ohne Versandtermin sind Verzögerungen schwer angreifbar

Zwei Felder verdienen besondere Aufmerksamkeit, weil keine ITA-Checkliste sie durchsetzen kann:

• Der HS-Code. Lieferanten fügen ihn oft hinzu — und raten ihn ebenso oft oder wählen den Code mit der geringsten Exportprüfung. Dein Zollsatz am Zielort ergibt sich aus der Tarifierung, also prüfe ihn selbst (nächster Abschnitt).
• Die Bankdaten. Sie stehen auf der PI, weil du gleich Geld dorthin überweist. Genau das ist die Betrugsfläche — siehe unten.

Zahlungsbedingungen auf einer chinesischen Proforma-Rechnung: Der 30/70 T/T-Standard

Der überwältigende Standard im Chinahandel ist 30% Anzahlung gegen unterzeichnete PI, 70% Restzahlung vor Versand, beides per Telegraphic Transfer (T/T). Ein typisches Beispiel auf dieser Route: 2,400 LED-Leuchten zu $6.80/Stück = $16,320 Gesamt (1,150 kg, 8.5 CBM) — die PI nennt eine $4,896 Anzahlung, und die $11,424 Restzahlung ist vor dem Verladen fällig.

Wichtige Mechaniken, bevor du unterschreibst:

• Die Produktion startet, wenn die Anzahlung eingeht, nicht wenn du sie sendest. Deine Lieferzeit beginnt mit dem Zahlungseingang.
• Die Restzahlungsanforderung kommt meist etwa 10 Tage vor Produktionsende, damit der Lieferant den Abtransport buchen kann, sobald die Ware fertig ist. Plane deinen Cashflow — der Restzahlungs-Call fühlt sich immer früh an.
• Wenn die PI kein Fälligkeitsdatum nennt, gilt oft konventionsgemäß ein 30-tägiges Zahlungsfenster. Verlass dich nicht darauf; schreibe den Auslöser explizit hinein („70% gegen B/L-Kopie“ ist eine käuferfreundlichere Variante, die viele Lieferanten bei Folgeaufträgen akzeptieren).
• Restzahlung vor Versand heißt vor Besitz der Ware. Dein Druckmittel nach 100% Zahlung sind Beziehung, die unterzeichnete PI und jede durchgeführte Inspektion — deshalb gehören Vorversand-Inspektionsklauseln in die Zahlungsbedingungen der PI.

Das vollständige Menü der Strukturen (T/T-Varianten, Akkreditive, offene Rechnung) und wann was Sinn ergibt, findest du in unserem Leitfaden zu Zahlungsbedingungen mit chinesischen Lieferanten.

Bevor du die Anzahlung überweist: Die Anti-Betrugs-Checkliste

Hier das Risiko, über das kaum jemand bei Proforma-Rechnungen schreibt: Die PI enthält das Bankkonto, an das du gleich Tausende Dollar sendest. Anzahlungsbetrug bei China-Bestellungen clustert in zwei Mustern — Fake-Lieferanten mit polierten PIs, die verschwinden, und kompromittierte E-Mail-Threads, in denen die echte PI abgefangen und mit ausgetauschten Bankdaten neu ausgestellt wird. Fünf Checks, der Reihe nach:

1. Begünstigter Name = Firmenname auf der Geschäftslizenz. Der Kontoinhaber auf der PI muss der registrierten chinesischen Rechtseinheit entsprechen (统一社会信用代码 auf der Lizenz) — verifiziere das mit unserem Leitfaden zum Prüfen chinesischer Geschäftslizenzen. Ein Privatkonto ist ein harter Stopp, egal welche Erklärung kommt.
2. Vorsicht bei Dritt- und Offshore-Konten. Hongkong-Konten sind üblich und oft legitim (viele Festland-Fabriken fakturieren über eine HK-Handelsgesellschaft), aber die HK-Firma sollte erkennbar verbunden sein — gleiche Eigentümer, auf der PI als Verkäufer benannt. Ein Konto auf den Namen einer nicht verbundenen Drittgesellschaft ist ein rotes Flag.
3. Bankdaten außerhalb des E-Mail-Threads bestätigen. Wenn sich Bankdaten mitten im Verlauf ändern („unser Konto wird geprüft, bitte nutzen Sie dieses“), sofort stoppen und per Telefon- oder Videoanruf mit deinem bekannten Kontakt verifizieren. Genau dieses Skript ist der häufigste Wire-Fraud im Chinahandel.
4. PI mit der Realität abgleichen. Firmenname, Adresse und Stempel auf der PI sollten mit der Geschäftslizenz, der Alibaba/Messe-Identität und früheren Dokumenten übereinstimmen.
5. Preis auf Plausibilität prüfen. Eine PI, die 30% unter allen anderen Angeboten für dieselbe Spezifikation liegt, ist kein Verhandlungssieg — sie ist Köder oder von einem Lieferanten, der die Marge über Qualität zurückholt.

Nutze die PI, um den Landed Cost vor der Bestellung zu schätzen

Die am wenigsten genutzte Funktion der Proforma-Rechnung: Sie enthält alles, was du brauchst, um deine Gesamtkosten bis zur Tür vorab zu kalkulieren — genau deshalb holt man sich eine PI und bestellt nicht per Chat-Nachricht. So gehst du vor:

1. Übernimm den HS-Code von der PI — und verifiziere ihn dann selbst. Tarifiere das Produkt unabhängig mit unserem HS-Code-Leitfaden oder der Einschätzung eines Brokers. Weicht dein Code vom Lieferanten ab, kläre das jetzt: Der Unterschied kann mehrere Punkte Zoll sein — oder ein Anti-Dumping-Fall, den du nicht auf dem Radar hattest.
2. Lies den Incoterm und liste auf, was nicht enthalten ist. EXW Foshan heißt, jeder Kostenpunkt ab Werkstor ist deiner; FOB Ningbo heißt, Seefracht, Versicherung, Zielgebühren, Abgaben und Zustellung sind deine. Der benannte Ort zeigt dir exakt, wo deine Kosten beginnen.
3. Bepreise die Fracht mit Gewicht und CBM der PI. Feld 7 der Checkliste existiert genau dafür — fordere ein Frachtangebot an mit Bruttogewicht und Volumen der PI und du hast echte Zahlen statt Schätzwerte.
4. Wende Zoll und Steuer auf den korrekten Zollwert an. Zoll = Satz deines verifizierten HS-Codes auf den Warenwert (plus Fracht/Versicherung in CIF-Ländern), dann Einfuhrumsatzsteuer/GST obendrauf gemäß den Regeln deines Zielorts.
5. Vergleiche die Summe der Landed Costs mit deinem Zielverkaufspreis. Wenn die Marge nur funktioniert, wenn der optimistische HS-Code des Lieferanten stimmt, funktioniert sie nicht.

Führe das durch, bevor du die PI unterschreibst — solange jede Bedingung noch verhandelbar ist. Danach verhandelst du einen Deal neu, den du bereits finanziert hast.

Wie lange ist eine Proforma-Rechnung gültig?

Es gibt keinen gesetzlichen Standard, und genau hier haben viele PIs aus China eine echte Lücke: Oft steht gar kein Gültigkeitsdatum darauf. In der Praxis halten Lieferanten Angebotspreise zwischen 7 und 30 Tagen aufrecht, aber eine undatierte PI ist eine Einbahn-Option — der Lieferant kann neu bepreisen, wenn Rohstoffe oder Wechselkurse sich bewegen, während du auf den alten Zahlen planst. Die Fracht fügt eine zweite Ebene hinzu: Seeraten auf wichtigen Routen können sich innerhalb eines Monats zweistellig bewegen, sodass ein CIF- oder DDP-Preis nur so frisch ist wie seine Frachtkomponente.

Die Lösung kostet einen Satz: Bitte den Lieferanten, auf der PI zu vermerken: „Preise gültig bis [Datum]“. Wenn deine Entscheidung länger dauert als das Gültigkeitsfenster, erwarte eine überarbeitete PI — und behandle die Revision als Chance, die obige Checkliste erneut durchzugehen, denn Bankdaten, HS-Codes und Bedingungen ändern sich mitunter gleich mit den Preisen.

Ist eine Proforma-Rechnung in China rechtlich bindend?

Standardmäßig nein — eine PI ist ein formales Angebot, und beide Seiten können vor Annahme zurücktreten. In der chinesischen Geschäftspraxis kann sie jedoch wesentlich mehr sein:

• Von beiden Seiten unterschrieben und mit dem Firmenstempel (Company Chop) des Lieferanten versehen, fungiert eine PI als Nachweis eines Kaufvertrags, und viele KMU-Geschäfte laufen auf nichts anderem. Der Stempel zählt in China mehr als eine Unterschrift — eine PI mit gescannter Signatur, aber ohne Stempel ist schwächerer Beweis.
• Sobald du die Anzahlung darauf leistest, liegt Leistung vor. Gerichte und Schiedsstellen betrachten eine unterzeichnete PI plus Anzahlung als vollzogenen Vertrag — das schützt beide Seiten und bindet beide.
• Ihre Grenzen sind, was nicht drinsteht. Eine einseitige PI deckt selten Qualitätsstandards, Toleranzen, Verzugsstrafen, IP oder Gerichtsstand ab. Bei nennenswerten Auftragswerten nutze die PI, um die kaufmännischen Konditionen festzuzurren, und hinterlege sie mit einem Kaufvertrag für alles Weitere.

Bewahre die unterzeichnete PI in jedem Fall auf: Wenn die Handelsrechnung, die Ware oder der Zeitplan später davon abweichen, ist die PI dein Ausgangsdokument in jeder Auseinandersetzung — und ein weiterer Grund, warum saubere, konsistente Dokumente sich bezahlt machen.

Die Proforma-Rechnung ist Schritt eins einer Dokumentenkette

Im größeren Bild ist die PI das erste Glied der Papierkette, die deiner Ware bis zur Tür folgt. Jedes Dokument sollte mit dem vorherigen übereinstimmen:

1. Proforma-Rechnung — der Deal: Waren, Preise, Incoterm, Zahlungsbedingungen. (Hier bist du.)
2. Handelsrechnung — der ausgeführte Deal: tatsächliche Ware, finale Werte; der Zoll fertigt dagegen ab.
3. Packliste — das Physische im Detail: Kartons, Gewichte, Abmessungen pro Packstück.
4. Konnossement, Ursprungszeugnis und Produktzertifikate — Transport- und Compliance-Schicht, Feld für Feld in unserer Importdokumentations-Checkliste erläutert.

Stimmt die PI, erben alle folgenden Dokumente saubere Daten. Stimmt sie nicht — ein geratener HS-Code, ein uneindeutiger Incoterm, ein ungeprüftes Bankkonto —, potenziert sich der Fehler genau in den Momenten (Zahlung, Verladung, Abfertigung), in denen Korrekturen am teuersten sind.

Regeln und Gepflogenheiten überprüft in Oktober 2026. Widerspricht die Proforma-Rechnung eines Lieferanten irgendetwas auf dieser Seite — insbesondere bei Zahlungsbedingungen oder Bankdaten —, kläre es schriftlich, bevor Geld bewegt wird; genau dieses Gespräch ist Teil der Lieferantenprüfung.