Proforma Invois dari Pembekal China: Apa yang Perlu Disemak Sebelum Bayar

Proforma invoice (PI) ialah dokumen rasmi pertama dalam sebarang urusan import dari China: pembekal anda akan mengeluarkannya selepas anda bersetuju tentang produk dan kuantiti, dan semua perkara selepas itu — bayaran deposit, kadar duti yang perlu dibayar, pelabuhan asal kargo anda — semuanya ditentukan berdasarkan maklumat dalam dokumen ini. Namun, kebanyakan panduan hanya menganggapnya sekadar formaliti. Sebenarnya tidak. PI adalah peluang terakhir anda untuk membetulkan kod HS yang salah, Incoterm yang tidak jelas, atau akaun bank yang meragukan sebelum wang anda dipindahkan. Panduan ini menerangkan apa itu proforma invoice, perbezaannya dengan commercial invoice, sama ada ia diterima oleh kastam (dengan rujukan peraturan sebenar, kerana banyak maklumat dalam talian tidak tepat), dan senarai semakan yang perlu dibuat sebelum membayar deposit. Ia adalah sebahagian daripada panduan lengkap kami mengenai dokumentasi import dari China.

Apa Itu Proforma Invoice? (Maksud dalam Perdagangan China)

Proforma invoice ialah bil jualan awal yang dikeluarkan pembekal sebelum barangan dihasilkan atau dihantar. Rupa bentuknya seperti invois — ada senarai barangan, harga seunit, jumlah keseluruhan, maklumat bank — tetapi fungsinya berbeza: ia mengesahkan tawaran supaya anda boleh sahkan pesanan, atur pembayaran, dan mula rancang penghantaran serta urusan kastam. Dalam perdagangan China khususnya, PI menandakan tamatnya rundingan dan bermulanya pelaksanaan: selepas anda tandatangan dan bayar deposit, pengeluaran bermula.

Menurut International Trade Administration, pengimport juga memerlukan proforma invoice untuk tiga tujuan pentadbiran: memohon lesen import, membuka letter of credit, dan mengurus pemindahan mata wang asing. Jika bank anda atau peraturan import negara anda meminta “invois” sebelum barangan wujud, PI ialah dokumen yang dimaksudkan.

Penting juga untuk tahu apa yang bukan PI. Perdagangan luar China biasanya melibatkan sekitar lima jenis dokumen berasaskan invois: proforma invoice (sebut harga pra-pesanan), commercial invoice (dokumen kastam sebenar), VAT invoice atau fapiao (resit cukai domestik China — pembeli luar jarang terima), packing list, dan invois cukai dalaman. Hanya commercial invoice dan packing list akan dihantar bersama kargo anda.

PI juga perlu dibezakan daripada dokumen lain dalam rantaian kertas kerja:

• Quotation — sekadar anggaran harga tidak rasmi, biasanya melalui emel atau helaian Excel; tiada maklumat bank, tiada ruang tandatangan.
• Proforma invoice — tawaran rasmi dan terperinci dengan harga, terma, serta arahan pembayaran; asas untuk bayaran deposit anda.
• Purchase order (PO) — dokumen daripada anda yang mengesahkan pesanan kepada pembekal; dalam banyak urusan SME China, PI yang ditandatangani menggantikan PO sepenuhnya.

Proforma Invoice vs Commercial Invoice: Perbezaan Utama

Ini perbandingan yang paling penting, kerana kekeliruan antara dua dokumen ini di kastam boleh menyebabkan kelewatan sebenar. Berikut gambaran penuh:

Dimensi	Proforma invoice (PI)	Commercial invoice (CI)
Bila dikeluarkan	Sebelum pesanan disahkan, sebelum pengeluaran	Selepas pengeluaran, apabila barangan sedia dihantar
Tujuan	Sebut harga, rundingan, pencetus deposit, permohonan lesen/LC	Mengisytiharkan transaksi kepada kastam, penilaian duti
Mencerminkan	Barangan yang dirancang dan anggaran nilai	Barangan sebenar yang dihantar, kuantiti dan nilai akhir
Status undang-undang	Tidak mengikat secara automatik (lebih kuat jika ditandatangani + dicop)	Rekod jualan yang mengikat; dokumen kastam sah
Penggunaan kastam	Umumnya tidak diterima (pengecualian terhad di AS — rujuk di bawah)	Dokumen utama untuk pelepasan kastam di seluruh dunia
Perakaunan	Tidak direkodkan sebagai hutang/piutang	Direkodkan; digunakan untuk rekonsiliasi pembayaran dan audit
Harga	Harga sebut harga, sah sehingga tarikh luput	Harga akhir yang dipersetujui

Satu perkara praktikal: pembekal China biasanya menyamakan nombor dokumen — contohnya proforma bernombor PI03771018 akan menjadi commercial invoice CI03771018 untuk pesanan yang sama. Jika nombor tidak sepadan, atau nilai dalam CI berbeza tanpa penjelasan daripada PI yang anda tandatangani, itu petanda anda perlu semak semula sebelum barangan dihantar, bukan selepas.

Commercial invoice kemudiannya akan dihantar bersama dokumen lain — packing list, bill of lading, certificate of origin. Kami sediakan pecahan penuh selepas pesanan dalam senarai semak dokumentasi import (BL, CI, PL, COO, MSDS), jadi halaman ini hanya fokus pada peringkat pra-pesanan.

Bolehkah Proforma Invoice Digunakan untuk Pelepasan Kastam?

Jawapan ringkas: anggap tidak boleh — sentiasa guna commercial invoice untuk pelepasan kastam. Jawapan lebih terperinci: ia bergantung pada negara, dan di sinilah ramai yang tersilap, jadi berikut peraturan sebenar untuk pasaran import terbesar.

Amerika Syarikat: di bawah 19 CFR 141.91, CBP boleh menerima kemasukan berdasarkan proforma invoice — tetapi hanya jika pengimport mengemukakan bon (CBP Form 301) sebanyak 1.5 kali nilai invois dan menyerahkan commercial invoice sebenar dalam tempoh 120 hari selepas ringkasan kemasukan. Jika terlepas tempoh ini, penalti akan mula dikenakan; jika melebihi 6 bulan, denda akan berganda. Ada laman web yang menyatakan tempoh 50 hari, ada juga kata 180 hari — kedua-duanya salah; peraturan sebenar ialah 120 hari. Ini hanyalah jalan keluar kecemasan jika CI benar-benar tidak tersedia semasa kemasukan, bukan laluan biasa, dan commercial invoice sendiri difailkan secara elektronik melalui sistem ACE/DIS CBP oleh ejen anda.

Singapura: sebaliknya — proforma invoice tidak boleh digunakan untuk permohonan permit import, pengisytiharan nilai, atau pengisytiharan GST sama sekali. Commercial invoice adalah wajib.

Kebanyakan pasaran lain lebih hampir kepada Singapura berbanding AS: pihak kastam mahukan commercial invoice, titik. Apa pun destinasi anda, anggap PI sebagai dokumen perancangan dan pastikan pembekal anda mengeluarkan CI yang jelas dan konsisten sebelum kapal belayar. Untuk maklumat lanjut tentang dokumen yang diperlukan kastam di destinasi, rujuk panduan kami tentang dokumen wajib untuk pelepasan kastam.

11 Medan Wajib dalam Proforma Invoice Lengkap — Dengan Penjelasan

International Trade Administration menerbitkan senarai semak rujukan bagi memastikan setiap proforma invoice (PI) adalah sah. Berikut adalah setiap medan yang perlu ada, beserta tanda amaran yang perlu diperhatikan pada PI dari pembekal di China:

#	Medan (senarai semak ITA)	Apa yang perlu disemak — dan tanda amaran
1	Nama & alamat penjual	Mesti sama dengan nama syarikat berdaftar pada lesen perniagaan China — bukan nama jenama atau nama jurujual
2	Nama & alamat pembeli	Entiti pengimport sah anda, dieja tepat seperti dalam pendaftaran import anda
3	Rujukan pembeli	Nombor pertanyaan/PO anda — memastikan semua dokumen berkait rapat
4	Keterangan barang	Cukup terperinci untuk pengelasan: bahan, kegunaan, nombor model. “Barang” atau “sampel” tanpa perincian adalah tanda amaran
5	Harga seunit & kuantiti	Kira sendiri semua jumlah. Kesilapan kira-kira sering terbawa hingga ke pembayaran deposit
6	Jumlah keseluruhan & mata wang	Mata wang dinyatakan jelas (USD, RMB, atau elakkan kekeliruan simbol ”$”). Jumlah keseluruhan mesti sama dengan jumlah setiap baris
7	Berat & dimensi	Berat kasar/bersih dan CBM — anda tak boleh bandingkan sebut harga penghantaran tanpa maklumat ini
8	Diskaun & caj tambahan	Yuran acuan, alat, atau bank mesti dinyatakan berasingan, bukan disembunyikan dalam harga seunit
9	Terma penghantaran (Incoterm)	Nyatakan dengan lokasi spesifik: “FOB Shenzhen” atau “FOB Ningbo”, jangan hanya “FOB”. Lokasi pelabuhan mempengaruhi kos penghantaran anda
10	Terma pembayaran	Peratusan deposit, pencetus baki, kaedah (T/T, LC). Terma yang samar boleh cetuskan pertikaian kemudian hari
11	Tarikh sah & anggaran tarikh penghantaran	Kedua-duanya mesti ada. PI tanpa tarikh luput membolehkan pembekal ubah harga sesuka hati; tanpa tarikh penghantaran, kelewatan sukar dipertikaikan

Dua medan ini perlu diberi perhatian lebih kerana tiada senarai semak ITA yang boleh memaksakannya:

• Kod HS. Pembekal sering menyertakan kod ini — tetapi kerap juga meneka, atau memilih kod dengan kawalan eksport paling rendah. Kadar cukai import anda di destinasi bergantung pada pengelasan ini, jadi semak sendiri (rujuk bahagian seterusnya).
• Maklumat akaun bank. Ia dipaparkan pada PI kerana anda akan membuat pindahan wang ke akaun tersebut. Inilah ruang untuk penipuan — diterangkan di bawah.

Terma Pembayaran pada Proforma Invoice China: Standard 30/70 T/T

Amalan paling biasa dalam perdagangan China ialah deposit 30% selepas PI ditandatangani, baki 70% sebelum penghantaran, kedua-duanya melalui telegraphic transfer (T/T). Contoh tipikal: 2,400 unit lampu LED pada harga $6.80/unit = $16,320 jumlah keseluruhan (1,150 kg, 8.5 CBM) — PI menyatakan deposit $4,896, dan baki $11,424 perlu dijelaskan sebelum barang dimuatkan.

Beberapa perkara penting yang perlu anda tahu sebelum bersetuju:

• Pengeluaran hanya bermula selepas deposit diterima, bukan selepas anda buat pembayaran. Kiraan masa penghantaran bermula dari tarikh penerimaan deposit.
• Permintaan baki biasanya dibuat sekitar 10 hari sebelum pengeluaran selesai, supaya pembekal boleh menempah lori sebaik sahaja barang siap. Rancang aliran tunai anda — permintaan baki selalunya terasa awal.
• Jika PI tidak nyatakan tarikh akhir pembayaran, tempoh 30 hari adalah amalan biasa. Jangan bergantung padanya; nyatakan pencetus dengan jelas (“70% selepas salinan B/L” adalah pilihan yang lebih memihak pembeli dan ramai pembekal terima untuk pesanan ulangan).
• Baki sebelum penghantaran bermaksud sebelum anda terima barang. Selepas anda bayar 100%, hanya hubungan perniagaan, PI yang ditandatangani, dan sebarang pemeriksaan pra-penghantaran yang menjadi sandaran anda — sebab itu klausa pemeriksaan pra-penghantaran wajar dimasukkan dalam terma pembayaran PI.

Untuk senarai penuh struktur pembayaran (variasi T/T, letter of credit, akaun terbuka) dan bila sesuai digunakan, rujuk panduan kami mengenai terma pembayaran dengan pembekal China.

Sebelum Anda Pindahkan Deposit: Senarai Semak Anti-Penipuan

Inilah risiko yang jarang dibincangkan dalam topik proforma invoice: PI adalah dokumen yang mengandungi maklumat akaun bank yang bakal anda pindahkan ribuan dolar. Penipuan deposit dalam pesanan dari China biasanya berlaku dalam dua bentuk — pembekal palsu yang mengeluarkan PI kelihatan sah dan terus hilang, serta e-mel sebenar yang digodam lalu PI diubah dengan maklumat akaun bank yang ditukar. Lima langkah semakan utama:

1. Nama penerima = nama syarikat pada lesen perniagaan. Nama akaun bank dalam PI mesti sama dengan entiti berdaftar di China (统一社会信用代码 pada lesen) — semak dengan panduan kami tentang cara menyemak lesen perniagaan pembekal. Akaun atas nama individu adalah larangan mutlak, walau apa pun alasannya.
2. Berhati-hati dengan akaun pihak ketiga & luar negara. Akaun Hong Kong memang biasa dan selalunya sah (banyak kilang China menggunakan entiti perdagangan di HK), tetapi syarikat HK itu mesti jelas berkaitan — pemilikan sama, nama pada PI sebagai penjual. Akaun atas nama syarikat pihak ketiga yang tiada kaitan adalah tanda amaran.
3. Sahkan maklumat bank melalui saluran lain. Jika maklumat bank berubah di tengah perbualan (“akaun kami sedang diaudit, sila guna akaun ini”), berhenti dan sahkan melalui panggilan telefon atau video dengan kontak yang anda kenali. Skrip ini adalah modus operandi penipuan pindahan wang paling biasa dalam perdagangan China.
4. Padankan PI dengan realiti. Nama syarikat, alamat dan cop pada PI mesti sama dengan lesen perniagaan, identiti di Alibaba/pameran, serta dokumen terdahulu.
5. Semak kewajaran harga. PI yang 30% lebih rendah dari sebut harga lain untuk spesifikasi sama bukanlah kemenangan rundingan — ia umpan, atau pembekal akan ‘ambil balik’ margin melalui kualiti.

Gunakan PI untuk Anggarkan Kos Terdampar Sebelum Membuat Pesanan

Fungsi paling kurang dimanfaatkan pada proforma invoice: ia mengandungi semua maklumat yang anda perlukan untuk mengira jumlah kos terdampai sebelum membuat komitmen — inilah sebab utama anda meminta PI dan bukannya terus membuat pesanan melalui chat. Prosesnya:

1. Ambil kod HS daripada PI — kemudian sahkan sendiri. Klasifikasikan produk secara bebas menggunakan panduan kod HS kami atau pendapat ejen kastam. Jika kod anda berbeza dengan kod pembekal, selesaikan sekarang: perbezaan boleh melibatkan kadar duti yang ketara, atau isu anti-lambakan yang anda tidak sedari.
2. Baca Incoterm dan senaraikan apa yang tidak termasuk. EXW Foshan bermaksud setiap kos dari pintu kilang adalah tanggungjawab anda; FOB Ningbo bermaksud kos penghantaran laut, insurans, caj destinasi, duti, dan penghantaran adalah tanggungan anda. Lokasi yang dinyatakan menentukan dengan tepat di mana tanggungjawab kos anda bermula.
3. Dapatkan harga penghantaran berdasarkan berat dan CBM dalam PI. Medan 7 dalam senarai semak memang diwujudkan supaya anda boleh dapatkan sebut harga yang setara — minta sebut harga penghantaran menggunakan berat kasar dan isipadu dari PI untuk mendapatkan angka sebenar, bukan anggaran.
4. Kira duti dan cukai mengikut nilai kastam yang betul. Duti = kadar kod HS yang telah disahkan ke atas nilai barang (tambah kos penghantaran/insurans untuk negara asas CIF), kemudian tambah VAT/GST import mengikut peraturan destinasi anda.
5. Bandingkan jumlah kos terdampai dengan harga jualan sasaran anda. Jika margin hanya masuk akal apabila kod HS yang “optimistik” dari pembekal itu betul, sebenarnya ia tidak kukuh.

Lakukan langkah ini sebelum menandatangani PI, sementara semua terma masih boleh dirunding. Selepas itu, anda terpaksa runding semula perjanjian yang sudah dibiayai.

Berapa Lama Tempoh Sah Proforma Invoice?

Tiada piawaian undang-undang, dan ini memang satu kekurangan nyata pada kebanyakan PI dari China: ramai pembekal tidak menyatakan tarikh sah laku langsung. Secara praktikal, pembekal biasanya mengekalkan harga yang ditawarkan antara 7 hingga 30 hari, tetapi PI tanpa tarikh sah adalah pilihan sehala — pembekal boleh menukar harga jika kos bahan mentah atau kadar tukaran berubah, sedangkan anda sudah merancang berdasarkan angka lama. Penghantaran menambah satu lagi lapisan: kadar laut di laluan utama boleh berubah dua digit dalam masa sebulan, jadi harga CIF atau DDP hanya setepat komponen penghantarannya.

Penyelesaiannya mudah: minta pembekal nyatakan “Harga sah sehingga [tarikh]” pada PI. Jika keputusan anda mengambil masa lebih lama daripada tempoh sah, jangkakan PI yang dikemas kini — dan anggap kemas kini itu sebagai peluang untuk ulang semak senarai di atas, kerana butiran bank, kod HS, dan terma kadang-kadang berubah bersama harga.

Adakah Proforma Invoice Sah di Sisi Undang-undang di China?

Secara asasnya, tidak — PI ialah tawaran rasmi, dan kedua-dua pihak boleh menarik diri sebelum diterima. Tetapi dalam amalan perniagaan di China, PI boleh membawa lebih makna:

• Ditandatangani kedua-dua pihak dan dicop dengan cop rasmi syarikat pembekal (cop berdaftar rasmi), PI berfungsi sebagai bukti kontrak jualan, dan banyak urus niaga PKS hanya bergantung pada dokumen ini. Cop syarikat lebih penting daripada tandatangan di China — PI dengan tandatangan imbasan tanpa cop adalah bukti yang lemah.
• Sebaik sahaja anda membayar deposit berdasarkan PI, anda sudah ada prestasi kontrak. Mahkamah dan badan timbang tara menganggap PI yang ditandatangani bersama deposit sebagai kontrak yang sedang dilaksanakan, yang melindungi kedua-dua pihak — dan mengikat kedua-dua pihak.
• Batasannya ialah apa yang tidak dinyatakan. PI satu muka surat jarang menyentuh piawaian kualiti, toleransi, penalti kelewatan, IP, atau lokasi penyelesaian pertikaian. Untuk nilai pesanan yang besar, gunakan PI untuk tetapkan terma komersial dan sokong dengan kontrak pembelian untuk aspek lain.

Apa pun, simpan PI yang telah ditandatangani dalam rekod anda: jika invois komersial, barang, atau jadual masa kemudian berbeza daripada PI, dokumen ini adalah rujukan utama dalam sebarang pertikaian — dan satu lagi sebab mengapa dokumentasi yang kemas dan konsisten sangat penting.

Proforma Invoice Adalah Langkah Pertama dalam Rangkaian Dokumen

Lihat secara menyeluruh, PI ialah pautan pertama dalam jejak dokumen yang mengiringi barang anda sehingga ke pintu anda. Setiap dokumen mesti selari dengan dokumen sebelumnya:

1. Proforma invoice — perjanjian: barang, harga, Incoterm, terma pembayaran. (Anda berada di sini.)
2. Commercial invoice — perjanjian yang telah dilaksanakan: barang sebenar, nilai akhir; kastam akan merujuk dokumen ini.
3. Senarai pembungkusan — butiran fizikal: karton, berat, dimensi setiap bungkusan.
4. Bill of lading, sijil asal, dan sijil produk — lapisan pengangkutan dan pematuhan, diterangkan satu persatu dalam senarai semak dokumentasi import kami.

Jika PI betul, setiap dokumen berikutnya akan mewarisi data yang tepat. Jika PI salah — kod HS yang diteka, Incoterm yang tidak jelas, akaun bank yang tidak disahkan — kesilapan itu akan berulang pada saat-saat paling kritikal (pembayaran, pemuatan, pelepasan kastam) dan kos pembetulannya sangat tinggi.

Peraturan dan konvensyen telah disemak dalam Oktober 2026. Jika proforma invoice pembekal bercanggah dengan apa-apa di halaman ini — terutamanya terma pembayaran atau butiran bank — selesaikan secara bertulis sebelum sebarang wang dipindahkan; perbualan itu sendiri adalah sebahagian daripada proses penilaian pembekal.