Proforma Invoice dari Supplier China: Apa yang Dicek Sebelum Bayar

Proforma invoice (PI) adalah dokumen nyata pertama dalam setiap impor dari Tiongkok: pemasok mengirimkannya setelah Anda sepakat soal produk dan kuantitas, dan semua yang mengikuti — deposit yang Anda kirim, tarif bea yang akan Anda bayar, pelabuhan keberangkatan kargo Anda — ditetapkan oleh apa yang tertulis di dalamnya. Namun sebagian besar panduan menganggapnya formalitas. Bukan begitu. PI adalah kesempatan terakhir Anda untuk memperbaiki HS code yang salah, Incoterm yang samar, atau rekening bank yang curang sebelum uang Anda keluar dari rekening. Panduan ini membahas apa itu proforma invoice, bagaimana bedanya dengan commercial invoice, apakah bea cukai menerimanya (dengan regulasi yang sebenarnya, karena banyak jawaban online keliru), dan pemeriksaan yang persis harus dilakukan sebelum membayar deposit. Ini bagian dari panduan kami yang lebih luas tentang dokumen impor dari Tiongkok.

Apa Itu Proforma Invoice? (Makna dalam Perdagangan Tiongkok)

Proforma invoice adalah tagihan penjualan pendahuluan yang diterbitkan pemasok sebelum barang diproduksi atau dikirim. Bentuknya mirip invoice — rincian item, harga satuan, total, detail bank — tetapi tugasnya berbeda: ia memformalkan penawaran agar Anda dapat mengonfirmasi pesanan, mengatur pembayaran, dan mulai merencanakan pengiriman dan bea cukai. Dalam perdagangan Tiongkok secara khusus, PI adalah titik akhir negosiasi dan awal eksekusi: setelah Anda menandatanganinya dan membayar deposit, produksi dimulai.

Menurut International Trade Administration, importir juga memerlukan proforma invoice untuk tiga urusan administratif: mengajukan izin impor, membuka letter of credit, dan mengatur transfer valuta asing. Jika bank Anda atau rezim impor negara Anda meminta “invoice” sebelum barang ada, PI adalah dokumen tersebut.

Penting untuk tahu apa yang bukan PI. Perdagangan luar negeri Tiongkok berjalan kira-kira dengan lima jenis dokumen mirip invoice: proforma invoice (penawaran pra-pesanan), commercial invoice (dokumen kepabeanan yang sebenarnya), faktur PPN atau fapiao (bukti pajak domestik Tiongkok — sebagai pembeli asing Anda jarang melihatnya), packing list, dan faktur pajak internal. Hanya commercial invoice dan packing list yang menyertai kiriman Anda.

PI juga perlu dipisahkan dari tetangganya dalam rantai dokumen:

• Quotation — indikasi harga informal, sering hanya email atau spreadsheet; tanpa detail bank, tanpa blok tanda tangan.
• Proforma invoice — penawaran formal dan terstruktur dengan harga, syarat, dan instruksi pembayaran; dasar bagi deposit Anda.
• Purchase order (PO) — dokumen dari pihak Anda yang mengonfirmasi pesanan kembali ke pemasok; dalam banyak transaksi UKM Tiongkok, PI yang ditandatangani menggantikan PO sepenuhnya.

Proforma Invoice vs Commercial Invoice: Perbedaan Utama

Ini perbandingan yang paling penting, karena menyamakan kedua dokumen di bea cukai menimbulkan keterlambatan nyata. Berikut gambaran lengkapnya:

Dimensi	Proforma invoice (PI)	Commercial invoice (CI)
Kapan diterbitkan	Sebelum pesanan dikonfirmasi, sebelum produksi	Setelah produksi, saat barang benar-benar dikirim
Tujuan	Mengajukan penawaran, bernegosiasi, memicu deposit, mengajukan izin/LC	Mendeklarasikan transaksi ke bea cukai, menilai bea masuk
Mencerminkan	Barang yang diniatkan dan angka perkiraan	Barang yang benar-benar dikirim, kuantitas dan nilai final
Status hukum	Tidak mengikat secara default (lebih kuat jika ditandatangani + dicap)	Catatan penjualan yang mengikat; dokumen bea cukai resmi
Penggunaan bea cukai	Umumnya tidak diterima (pengecualian terbatas di AS — lihat di bawah)	Dokumen utama untuk clearance di seluruh dunia
Akuntansi	Tidak dicatat sebagai piutang/hutang	Dicatat; digunakan untuk rekonsiliasi pembayaran dan audit
Penetapan harga	Harga yang ditawarkan, berlaku hingga tanggal kedaluwarsa yang dinyatakan	Harga final yang disepakati

Satu detail praktis yang patut diketahui: pemasok Tiongkok biasanya mempasangkan nomor dokumen — PI bernomor PI03771018 menjadi commercial invoice CI03771018 pada pesanan yang sama. Ketika nomornya tidak cocok, atau nilai CI berbeda diam-diam dari PI yang Anda tanda tangani, itu isyarat untuk melakukan rekonsiliasi sebelum barang dikirim, bukan sesudah.

Commercial invoice kemudian menyertai set dokumen lainnya — packing list, bill of lading, certificate of origin. Kami menyimpan rincian pascapemesanan lengkap dalam checklist dokumen impor (BL, CI, PL, COO, MSDS), agar halaman ini tetap fokus pada tahap pra-pesanan.

Bisakah Proforma Invoice Digunakan untuk Clearance Bea Cukai?

Jawaban singkat: rencanakan tidak — selalu lakukan clearance dengan commercial invoice. Jawaban panjang: tergantung negaranya, dan di sinilah sebagian besar internet keliru, jadi berikut aturan yang sebenarnya untuk pasar impor terbesar.

Amerika Serikat: berdasarkan 19 CFR 141.91, CBP dapat menerima pemasukan dengan proforma invoice — tetapi hanya jika importir memasang bond (CBP Form 301) sebesar 1.5 kali nilai invoice dan menyerahkan commercial invoice yang sebenarnya dalam waktu 120 hari sejak entry summary. Lewat dari jangka itu, liquidated damages mulai berlaku; biarkan lebih dari 6 bulan berlalu dan penalti akan bertambah. Anda akan menemukan situs yang mengklaim tenggat 50 hari, dan lainnya 180 — keduanya salah; regulasinya menyebut 120. Ini adalah jalur darurat ketika CI benar-benar tidak tersedia saat pemasukan, bukan jalur clearance rutin, dan commercial invoice sendiri diajukan secara elektronik melalui sistem ACE/DIS CBP oleh broker Anda.

Singapura: kebalikannya — proforma invoice sama sekali tidak dapat digunakan untuk aplikasi izin impor, deklarasi nilai, atau deklarasi GST. Commercial invoice wajib.

Sebagian besar pasar lainnya lebih dekat ke Singapura daripada AS: otoritas bea cukai menginginkan commercial invoice, titik. Apa pun destinasi Anda, perlakukan PI sebagai dokumen perencanaan dan pastikan pemasok menerbitkan CI yang bersih dan konsisten sebelum kapal berangkat. Untuk apa yang sebenarnya diminta bea cukai di destinasi, lihat panduan kami tentang dokumen yang diperlukan untuk customs clearance.

11 Field dalam Proforma Invoice yang Lengkap — Beranotasi

International Trade Administration menerbitkan checklist referensi tentang apa saja yang harus ada dalam proforma invoice yang valid. Berikut setiap field, dengan tanda bahaya yang perlu diwaspadai pada PI dari pemasok Tiongkok:

#	Field (checklist ITA)	Apa yang harus diverifikasi — dan tanda bahaya
1	Nama dan alamat penjual	Harus cocok dengan nama perusahaan terdaftar pada izin usaha Tiongkok — bukan nama merek atau nama sales
2	Nama dan alamat pembeli	Badan hukum importir Anda, dieja persis seperti pada registrasi impor Anda
3	Referensi pembeli	Nomor permintaan/PO Anda — menjaga jejak dokumen tetap terhubung
4	Deskripsi barang	Cukup spesifik untuk klasifikasi: material, penggunaan, nomor model. “Goods” atau “samples” adalah tanda bahaya
5	Harga satuan dan kuantitas	Kalikan sendiri semuanya. Kesalahan aritmetika sering terbawa sampai deposit
6	Total per baris dan mata uang	Mata uang dinyatakan eksplisit (USD vs RMB vs ambiguitas “$”). Total cocok dengan jumlah seluruh baris
7	Berat dan dimensi	Berat kotor/bersih dan CBM — Anda tidak bisa membandingkan tarif freight tanpa ini
8	Diskon dan biaya	Biaya tooling, mold, atau perbankan diuraikan, tidak disembunyikan dalam harga satuan
9	Syarat penyerahan (Incoterm)	Disebutkan dengan titik spesifik: “FOB Shenzhen” atau “FOB Ningbo”, bukan “FOB” kosong. Pelabuhan mengubah biaya freight Anda
10	Syarat pembayaran	Persentase deposit, pemicu pelunasan, metode (T/T, LC). Syarat yang samar = sengketa di kemudian hari
11	Tanggal validitas + perkiraan tanggal kirim	Keduanya ada. PI tanpa kedaluwarsa memberi pemasok opsi gratis untuk mengubah harga; tanpa tanggal kirim membuat keterlambatan sulit diperdebatkan

Dua field layak perhatian ekstra karena tidak ada checklist ITA yang bisa memaksakannya:

• HS code. Pemasok sering mencantumkan satu — dan sering menebak, atau memilih kode yang pengawasan ekspornya paling rendah. Tarif bea di destinasi ditentukan oleh klasifikasi, jadi periksa sendiri (bagian berikutnya).
• Detail bank. Ada di PI karena Anda akan mentransfer uang ke sana. Itulah permukaan penipuan — dibahas di bawah.

Syarat Pembayaran pada Proforma Invoice Tiongkok: Standar T/T 30/70

Default yang sangat umum dalam perdagangan Tiongkok adalah deposit 30% terhadap PI yang ditandatangani, 70% pelunasan sebelum pengapalan, keduanya dibayar via telegraphic transfer (T/T). Contoh kerja tipikal di jalur ini: 2,400 lampu LED pada $6.80/unit = $16,320 total (1,150 kg, 8.5 CBM) — PI menyatakan deposit $4,896, dan pelunasan $11,424 jatuh tempo sebelum barang dimuat.

Hal-hal mekanis yang perlu diketahui sebelum Anda tanda tangan:

• Produksi dimulai saat deposit diterima, bukan saat Anda mengirimkannya. Jam lead time Anda mulai saat penerimaan.
• Permintaan pelunasan biasanya datang sekitar 10 hari sebelum produksi selesai, agar pemasok bisa memesan truk outbound begitu barang siap. Anggarkan arus kas Anda — panggilan pelunasan selalu terasa lebih awal.
• Jika PI tidak menyebut tanggal jatuh tempo, jendela pembayaran default 30 hari adalah konvensi umum. Jangan bergantung padanya; tulis pemicunya secara eksplisit (“70% terhadap copy of B/L” adalah varian yang lebih ramah pembeli dan banyak pemasok menerimanya pada pesanan berulang).
• Pelunasan sebelum pengapalan berarti sebelum Anda memegang barang. Daya tawar Anda setelah membayar 100% adalah hubungan, PI yang ditandatangani, dan inspeksi yang Anda lakukan — itulah sebabnya klausul inspeksi pra-pengiriman sebaiknya masuk di syarat pembayaran PI.

Untuk menu struktur lengkap (variasi T/T, letter of credit, open account) dan kapan masing-masing masuk akal, lihat panduan kami tentang syarat pembayaran dengan pemasok Tiongkok.

Sebelum Anda Mengirim Deposit: Daftar Periksa Anti-Penipuan

Inilah risiko yang jarang dibahas saat membicarakan proforma invoice: PI adalah dokumen yang memuat rekening bank yang akan Anda kirimi ribuan dolar. Penipuan deposit pada pesanan Tiongkok mengelompok pada dua pola — pemasok palsu yang menerbitkan PI rapi lalu menghilang, dan thread email yang disusupi di mana PI pemasok asli dicegat dan diterbitkan ulang dengan detail bank yang ditukar. Lima pemeriksaan, urut:

1. Nama penerima = nama perusahaan pada izin usaha. Nama rekening pada PI harus cocok dengan entitas Tiongkok terdaftar (统一社会信用代码 pada lisensi) — verifikasi dengan panduan kami tentang memeriksa izin usaha pemasok. Nama rekening pribadi adalah larangan keras, apa pun alasannya.
2. Waspada terhadap rekening perusahaan ketiga dan offshore. Rekening Hong Kong umum dan sering sah (banyak pabrik daratan menagih melalui entitas dagang HK), tetapi perusahaan HK tersebut harus terlihat terkait — kepemilikan sama, disebut di PI sebagai penjual. Rekening atas nama perusahaan ketiga yang tidak terkait adalah tanda bahaya.
3. Konfirmasi detail bank di luar jalur email. Jika detail bank berubah di tengah thread (“rekening kami sedang diaudit, mohon gunakan yang ini”), berhenti dan verifikasi lewat telepon atau panggilan video dengan kontak Anda yang dikenal. Skrip inilah permainan penipuan wire paling umum dalam perdagangan Tiongkok.
4. Cocokkan PI dengan realitas. Nama perusahaan, alamat, dan cap pada PI harus cocok dengan izin usaha, identitas Alibaba/pameran yang dihadiri, dan dokumen sebelumnya.
5. Uji kewajaran harga. PI 30% di bawah setiap penawaran lain untuk spesifikasi yang sama bukan kemenangan negosiasi — itu umpan, atau pemasok yang akan mengambil margin pada kualitas.

Gunakan PI untuk Mengestimasi Landed Cost Sebelum Anda Memesan

Fungsi paling kurang dimanfaatkan dari proforma invoice: ia memuat semua yang Anda butuhkan untuk menghitung total landed cost sebelum berkomitmen — yang merupakan inti dari memperoleh PI alih-alih memesan lewat chat. Alurnya:

1. Ambil HS code dari PI — lalu verifikasi sendiri. Klasifikasikan produk secara independen menggunakan panduan HS code kami atau pendapat broker. Jika kode Anda berbeda dari pemasok, selesaikan sekarang: perbedaannya bisa beberapa poin bea, atau kasus anti-dumping yang tidak Anda ketahui.
2. Baca Incoterm dan daftarkan apa yang tidak termasuk. EXW Foshan berarti setiap biaya dari gerbang pabrik menjadi tanggungan Anda; FOB Ningbo berarti ocean freight, asuransi, biaya destinasi, bea, dan pengantaran menjadi tanggungan Anda. Titik yang dinamai memberi tahu tepat di mana garis biaya Anda dimulai.
3. Hitung freight dengan berat dan CBM di PI. Field 7 pada checklist ada agar Anda bisa mendapat penawaran yang sebanding — minta penawaran freight dengan berat kotor dan volume pada PI dan Anda akan memiliki angka nyata, bukan perkiraan.
4. Terapkan bea dan pajak pada nilai pabean yang benar. Bea = tarif HS code terverifikasi Anda atas nilai barang (ditambah freight/asuransi di negara basis CIF), lalu PPN/GST impor di atasnya sesuai aturan destinasi Anda.
5. Bandingkan total landed terhadap target harga jual Anda. Jika margin hanya bekerja ketika HS code optimistis milik pemasok benar, berarti margin sebenarnya tidak bekerja.

Jalankan ini sebelum menandatangani PI, saat setiap syarat masih bisa dinegosiasikan. Setelahnya, Anda menegosiasikan ulang kesepakatan yang sudah Anda danai.

Berapa Lama Proforma Invoice Berlaku?

Tidak ada standar hukum, dan ini celah nyata pada banyak PI dari Tiongkok: banyak yang tidak menyatakan tanggal validitas sama sekali. Dalam praktik, pemasok menghormati harga penawaran selama 7 hingga 30 hari, tetapi PI tanpa tanggal adalah opsi satu arah — pemasok dapat mengubah harga jika bahan baku atau kurs bergerak, sementara Anda telah mendasarkan rencana pada angka lama. Freight menambah lapisan kedua: tarif laut di jalur utama dapat bergerak dua digit dalam sebulan, jadi harga CIF atau DDP hanya setersegar komponen freight-nya.

Solusinya hanya satu kalimat: minta pemasok menuliskan “Prices valid until [date]” pada PI. Jika keputusan Anda memakan waktu lebih lama dari jendela validitas, harapkan PI revisi — dan perlakukan revisi sebagai kesempatan untuk menjalankan ulang checklist di atas, karena detail bank, HS code, dan syarat terkadang berubah seiring harga.

Apakah Proforma Invoice Mengikat Secara Hukum di Tiongkok?

Secara default, tidak — PI adalah penawaran formal, dan kedua pihak dapat mundur sebelum diterima. Namun dalam praktik bisnis Tiongkok, PI bisa menjadi jauh lebih kuat:

• Ditandatangani kedua pihak dan distempel dengan company chop pemasok (segel resmi terdaftar), PI berfungsi sebagai bukti kontrak penjualan, dan banyak transaksi UKM berjalan hanya dengan ini. Chop lebih penting daripada tanda tangan di Tiongkok — PI dengan tanda tangan pindaian tetapi tanpa chop adalah bukti yang lebih lemah.
• Begitu Anda membayar deposit terhadapnya, ada pelaksanaan. Pengadilan dan badan arbitrase memperlakukan PI bertanda tangan plus deposit sebagai kontrak yang sedang dieksekusi, yang melindungi kedua pihak — dan mengikat keduanya.
• Batasannya adalah apa yang tidak tertulis. PI satu halaman jarang mencakup standar kualitas, toleransi, penalti keterlambatan, IP, atau yurisdiksi sengketa. Untuk nilai pesanan yang signifikan, gunakan PI untuk mematok syarat komersial dan dukung dengan purchase contract untuk hal lainnya.

Bagaimanapun, simpan PI yang ditandatangani dalam arsip Anda: jika commercial invoice, barang, atau timeline kemudian menyimpang darinya, PI adalah dokumen baseline Anda dalam sengketa — dan satu alasan lagi mengapa dokumen yang rapi dan konsisten mendatangkan manfaat.

Proforma Invoice adalah Langkah Pertama dalam Rantai Dokumen

Dilihat lebih jauh, PI adalah mata rantai pertama dalam jejak dokumen yang mengikuti barang Anda hingga tiba. Setiap dokumen harus sesuai dengan yang sebelumnya:

1. Proforma invoice — kesepakatan: barang, harga, Incoterm, syarat pembayaran. (Anda berada di sini.)
2. Commercial invoice — kesepakatan yang dieksekusi: barang aktual, nilai final; bea cukai melakukan clearance terhadapnya.
3. Packing list — detail fisik: karton, berat, dimensi per kemasan.
4. Bill of lading, certificate of origin, dan sertifikat produk — lapisan transportasi dan kepatuhan, dibahas field demi field dalam checklist dokumen impor.

Benahi PI dengan benar dan setiap dokumen hilir mewarisi data yang bersih. Salah di sini — HS code yang ditebak, Incoterm yang ambigu, rekening bank yang tak diverifikasi — dan kesalahan akan berlipat tepat pada momen (pembayaran, pemuatan, clearance) saat perbaikannya paling mahal.

Aturan dan konvensi diperiksa pada Oktober 2026. Jika proforma invoice pemasok bertentangan dengan apa pun di halaman ini — terutama tentang syarat pembayaran atau detail bank — selesaikan secara tertulis sebelum uang bergerak; percakapan itu sendiri adalah bagian dari proses verifikasi pemasok.