Proformafaktura från kinesisk leverantör: Vad du ska kontrollera innan betalning

Proforma-fakturan (PI) är det första riktiga dokumentet vid import från Kina: din leverantör skickar den efter att ni kommit överens om produkt och kvantitet, och allt som följer — insättningen du skickar, tullsatsen du ska betala, hamnen ditt gods avgår från — styrs av det som står på fakturan. Trots detta behandlar de flesta guider den som en formalitet. Det är den inte. PI är din sista chans att rätta en felaktig HS-kod, ett otydligt Incoterm eller ett bedrägligt bankkonto innan dina pengar lämnar kontot. Den här guiden förklarar vad en proforma-faktura är, hur den skiljer sig från en kommersiell faktura, om tullen accepterar den (med faktisk lagtext, eftersom de flesta svar online är fel), och vilka kontroller du ska göra innan du betalar handpenningen. Det är en del av vår större guide om importdokumentation från Kina.

Vad är en proforma-faktura? (Betydelse i Kina-handel)

En proforma-faktura är en preliminär faktura som leverantören utfärdar innan varorna har producerats eller skickats. Den ser ut som en faktura — artikelrader, styckpriser, totalsumma, bankuppgifter — men har ett annat syfte: den formaliserar erbjudandet så att du kan bekräfta beställningen, ordna betalning och börja planera frakt och tull. Just i Kina-handeln markerar PI där förhandlingarna slutar och genomförandet börjar: när du signerar den och betalar handpenningen startar produktionen.

Enligt International Trade Administration behöver importörer även en proforma-faktura för tre administrativa syften: ansöka om importlicens, öppna ett remburskonto och arrangera överföring av hård valuta. Om din bank eller ditt lands importregler kräver “en faktura” innan varorna finns, är PI det dokumentet.

Det är bra att veta vad PI inte är. Kinesisk utrikeshandel använder ungefär fem fakturatyper: proforma-faktura (offert före beställning), kommersiell faktura (det riktiga tullpapperet), moms-faktura eller fapiao (Kinas inhemska skattebevis — som utländsk köpare ser du den sällan), packlista och interna skattefakturor. Endast kommersiell faktura och packlista följer med din försändelse.

Det är också viktigt att skilja PI från dess närmaste grannar i papperskedjan:

• Offert — informell prisuppgift, ofta bara ett mejl eller kalkylblad; inga bankuppgifter, ingen signatur.
• Proforma-faktura — formellt, strukturerat erbjudande med priser, villkor och betalningsinstruktioner; underlag för din handpenning.
• Beställning (PO) — ditt dokument som bekräftar ordern tillbaka till leverantören; i många Kina-affärer ersätter en signerad PI PO helt.

Proforma-faktura vs kommersiell faktura: De viktigaste skillnaderna

Detta är jämförelsen som spelar störst roll, eftersom förväxling av dokumenten vid tullen leder till verkliga förseningar. Här är hela bilden:

Dimension	Proforma-faktura (PI)	Kommersiell faktura (CI)
När utfärdas	Innan ordern är bekräftad, före produktion	Efter produktion, när varorna faktiskt skickas
Syfte	Offert, förhandling, utlösa handpenning, ansöka om licens/LC	Deklarera transaktionen för tullen, fastställa tull
Återspeglar	Avsedda varor och uppskattade siffror	Faktiska varor som skickas, slutliga kvantiteter och värden
Juridisk status	Ej bindande som standard (starkare om signerad + stämplad)	Bindande försäljningsbevis; juridiskt tullpapper
Tullanvändning	Generellt ej accepterad (begränsad US-undantag — se nedan)	Det primära klareringsdokumentet globalt
Bokföring	Ej bokförd som fordran/skuld	Bokförs; används för betalningsavstämning och revision
Prissättning	Offererade priser, giltiga till angivet utgångsdatum	Slutligt överenskomna priser

En praktisk detalj: kinesiska leverantörer kopplar ofta dokumentnummer — en proforma med nummer PI03771018 blir kommersiell faktura CI03771018 på samma order. Om numren inte matchar, eller om CI-värdena avviker från den PI du signerat, är det dags att stämma av innan varorna skickas, inte efter.

Den kommersiella fakturan följer sedan med resten av dokumenten — packlista, konossement, ursprungsintyg. Vi har hela efter-order genomgången i vår checklista för importdokumentation (BL, CI, PL, COO, MSDS), så denna sida fokuserar på steget före beställning.

Kan en proforma-faktura användas för tullklarering?

Kort svar: planera för nej — klarera alltid tullen på kommersiell faktura. Långt svar: det beror på landet, och här missar de flesta online, så här är den faktiska regeln för den största importmarknaden.

USA: enligt 19 CFR 141.91 kan CBP acceptera införsel på en proforma-faktura — men bara om importören ställer en säkerhet (CBP Form 301) för 1,5 gånger fakturabeloppet och lämnar in den riktiga kommersiella fakturan inom 120 dagar från införsel. Missar du den tidsfristen börjar straffavgifter ticka in; låter du mer än 6 månader gå förvärras påföljderna. Du hittar sajter som påstår att tidsgränsen är 50 dagar, andra säger 180 — båda är fel; lagtexten säger 120. Detta är en nödlösning när CI verkligen saknas vid införsel, inte en rutinväg, och kommersiella fakturor skickas elektroniskt via CBP:s ACE/DIS-system av din speditör.

Singapore: motsatt extrem — en proforma-faktura kan inte användas för importtillstånd, deklarerat värde eller GST-deklaration alls. Kommersiell faktura är obligatorisk.

De flesta andra marknader ligger närmare Singapore än USA: tullmyndigheter vill ha kommersiell faktura, punkt slut. Oavsett destination, se PI som ett planeringsdokument och se till att leverantören utfärdar en korrekt, konsekvent CI innan fartyget avgår. För vad tullen faktiskt kräver vid destination, läs vår guide om nödvändiga dokument för tullklarering.

De 11 Fälten i en Fullständig Proforma-faktura — Med Kommentarer

International Trade Administration har publicerat en referenslista över vad en giltig proforma-faktura måste innehålla. Här är varje fält, tillsammans med de varningsflaggor du bör vara uppmärksam på i proformor från kinesiska leverantörer:

#	Fält (ITA-checklista)	Vad du ska kontrollera — och varningsflaggan
1	Säljarens namn och adress	Måste stämma överens med det registrerade företagsnamnet på det kinesiska företagslicensbeviset — inte ett varumärke eller säljarens personliga namn
2	Köparens namn och adress	Ditt juridiska importföretag, exakt stavat som i din importregistrering
3	Köparens referens	Ditt förfrågnings-/inköpsordernummer — håller dokumentationen samman
4	Varubeskrivningar	Tillräckligt specifika för klassificering: material, användningsområde, modellnummer. “Varor” eller “prover” är en varningsflagga
5	Styckepriser och kvantiteter	Räkna igenom allt själv. Räknefel överlever ofta hela vägen till förskottsbetalningen
6	Totalsummor och valuta	Valutan ska anges tydligt (USD vs RMB vs ”$“-oklarhet). Totalsumman ska stämma med summan av raderna
7	Vikt och mått	Brutto-/netto vikt och CBM — du kan inte jämföra fraktpriser utan dessa uppgifter
8	Rabatter och avgifter	Eventuella verktygs-, form- eller bankavgifter ska specificeras separat, inte döljas i styckepriset
9	Leveransvillkor (Incoterm)	Ska anges med specifik plats: “FOB Shenzhen” eller “FOB Ningbo”, aldrig bara “FOB”. Vilken hamn som anges påverkar din fraktkostnad
10	Betalningsvillkor	Förskottsprocent, utlösande moment för slutbetalning, metod (T/T, LC). Otydliga villkor = framtida tvister
11	Giltighetstid + uppskattat leveransdatum	Båda måste finnas med. En proforma utan utgångsdatum ger leverantören frihet att ändra pris; utan leveransdatum kan du inte argumentera vid förseningar

Två fält förtjänar extra uppmärksamhet eftersom ingen ITA-checklista kan garantera dem:

• HS-kod. Leverantörer lägger ofta till en kod — men gissar ofta, eller väljer den kod som ger minst exportkontroll. Din tullsats i mottagarlandet styrs av klassificeringen, så dubbelkolla själv (se nästa avsnitt).
• Bankuppgifter. De finns på proforman eftersom du är på väg att föra över pengar dit. Det är här bedrägeririsken finns — mer om det nedan.

Betalningsvillkor på en kinesisk Proforma: 30/70 T/T som standard

Den överlägset vanligaste modellen i Kina är 30% förskott mot signerad proforma, 70% slutbetalning innan leverans, båda via telegraphic transfer (T/T). Ett typiskt exempel: 2 400 LED-armaturer à $6,80/st = $16 320 totalt (1 150 kg, 8,5 CBM) — proforman anger $4 896 i förskott och $11 424 i slutbetalning före lastning.

Det här bör du känna till innan du skriver på:

• Produktionen startar först när förskottet är mottaget, inte när du skickar det. Din ledtid börjar räknas från mottagandet.
• Slutbetalningen efterfrågas oftast ca 10 dagar innan produktionen är klar, så leverantören kan boka utgående transport direkt när varorna är färdiga. Planera din likviditet därefter — slutbetalningen brukar kännas tidig.
• Om proforman inte anger förfallodatum gäller ofta en 30-dagars betalningstid som oskriven regel. Lita inte på det; skriv ut utlösande moment tydligt (“70% mot kopia av B/L” är ett köparvänligt alternativ som många leverantörer accepterar vid återkommande affärer).
• Slutbetalning före leverans betyder innan du har varorna. Ditt enda påtryckningsmedel efter 100% betalning är relationen, den signerade proforman och eventuell inspektion — därför bör inspektionsklausuler finnas med i betalningsvillkoren.

För en komplett genomgång av olika betalningsupplägg (T/T-varianter, remburs, öppen kredit) och när de passar, se vår guide om betalningsvillkor med kinesiska leverantörer.

Innan du betalar förskottet: Checklista mot bedrägerier

Här är risken som nästan ingen nämner: proforman är dokumentet som innehåller bankkontot du är på väg att skicka tusentals dollar till. Bedrägerier med förskott på Kinaorder följer två mönster — falska leverantörer som skickar proffsiga proformor och försvinner, eller kapade e-posttrådar där en riktig leverantörs proforma byts ut mot en med andra bankuppgifter. Fem kontroller, i ordning:

1. Mottagarnamn = företagsnamn på affärslicensen. Kontonamnet på proforman måste matcha den registrerade kinesiska juridiska personen (统一社会信用代码 på licensen) — verifiera enligt vår guide om kontroll av leverantörens affärslicens. Personligt bankkonto är ett absolut stopp, oavsett förklaring.
2. Var försiktig med tredjeparts- och offshorekonton. Hongkong-konton är vanliga och ofta legitima (många fastlandsfabriker fakturerar via ett HK-bolag), men HK-bolaget ska ha tydlig koppling — samma ägare, och stå som säljare på proforman. Konto i namn på ett orelaterat tredjeföretag är en varningsflagga.
3. Bekräfta bankuppgifter utanför e-posttråden. Om bankuppgifterna ändras mitt i konversationen (“vårt konto granskas, använd detta istället”), pausa och verifiera via telefon eller videosamtal med din kända kontakt. Just detta är det vanligaste bedrägeriförsöket i Kinaaffärer.
4. Stäm av proforman mot verkligheten. Företagsnamn, adress och stämpel på proforman ska matcha affärslicensen, Alibaba/profil från mässa och tidigare dokument.
5. Rimlighetsbedöm priset. En proforma som ligger 30% under alla andra offerter för samma specifikation är inte en förhandlingsvinst — det är lockbete, eller en leverantör som tänker ta igen marginalen på kvaliteten.

Använd PI för att beräkna total kostnad innan beställning

Den mest förbisedda funktionen med en proforma-faktura: den innehåller allt du behöver för att räkna ut din totala landade kostnad innan du förbinder dig — vilket är hela poängen med att begära en PI istället för att beställa via en chatt. Arbetsgången:

1. Ta HS-koden från PI:n — och dubbelkolla den själv. Klassificera produkten självständigt med vår guide till HS-koder eller en speditörs utlåtande. Om din kod skiljer sig från leverantörens, lös det direkt: skillnaden kan innebära flera procentenheter i tull, eller ett antidumpningsärende du inte kände till.
2. Läs Incoterm och lista vad som inte ingår. EXW Foshan innebär att alla kostnader från fabriksgrinden är dina; FOB Ningbo betyder att sjöfrakt, försäkring, destinationsavgifter, tull och leverans är ditt ansvar. Den namngivna platsen visar exakt var dina kostnader börjar.
3. Räkna ut fraktkostnaden med PI:ns vikt och CBM. Punkt 7 på checklistan finns just för att du ska kunna få jämförbara offerter — begär en fraktoffert med PI:ns bruttovikt och volym så får du faktiska siffror, inte uppskattningar.
4. Applicera tull och moms på rätt tullvärde. Tull = din verifierade HS-kods sats på varuvärdet (plus frakt/försäkring i CIF-länder), därefter importmoms/ GST enligt reglerna i ditt destinationsland.
5. Jämför den landade totalkostnaden mot ditt målpris. Om marginalen bara fungerar när leverantörens optimistiska HS-kod är rätt, fungerar den egentligen inte.

Kör detta innan du signerar PI:n, medan alla villkor fortfarande kan förhandlas. Efteråt får du förhandla om ett avtal du redan har finansierat.

Hur länge är en proforma-faktura giltig?

Det finns ingen juridisk standard, och detta är ett verkligt hål i många PI:er från Kina: flera anger ingen giltighetstid alls. I praktiken håller leverantörer sina priser i allt från 7 till 30 dagar, men en odaterad PI är en ensidig möjlighet — leverantören kan justera priset om råvarupriser eller valutakurser ändras, medan du har planerat utifrån gamla siffror. Frakten lägger till ett lager: sjöfrakt på huvudrutterna kan öka med tvåsiffriga procenttal på en månad, så ett CIF- eller DDP-pris är bara så aktuellt som dess fraktkomponent.

Lösningen kräver en mening: be leverantören ange “Priser gäller till [datum]” på PI:n. Om ditt beslut tar längre tid än giltighetstiden, räkna med en ny PI — och se det som ett tillfälle att köra checklistan ovan igen, eftersom bankuppgifter, HS-koder och villkor ibland ändras tillsammans med priset.

Är en proforma-faktura juridiskt bindande i Kina?

Som standard, nej — en PI är ett formellt erbjudande, och båda parter kan dra sig ur innan acceptans. Men i kinesisk affärspraxis kan den få mycket större betydelse:

• Signeras av båda parter och stämplas med leverantörens företagsstämpel (den registrerade officiella sigillen), fungerar PI:n som bevis på ett försäljningsavtal, och många affärer mellan små och medelstora företag bygger enbart på detta. Stämpeln väger tyngre än en signatur i Kina — en PI med inskannad signatur men utan stämpel är svagare bevis.
• När du betalar handpenningen mot PI:n har du prestation. Domstolar och skiljenämnder ser en signerad PI plus handpenning som ett avtal under utförande, vilket skyddar båda parter — och binder båda parter.
• Begränsningarna ligger i det som inte står. En enkel PI täcker sällan kvalitetskrav, toleranser, förseningsavgifter, IP eller tvistplats. Vid större ordervärden: använd PI:n för att fastställa kommersiella villkor och komplettera med ett köpeavtal för allt annat.

Oavsett, spara den signerade PI:n i dina arkiv: om den kommersiella fakturan, varorna eller tidslinjen senare avviker, är PI:n din grundhandling vid tvist — och ytterligare ett skäl till att ren, konsekvent dokumentation lönar sig.

Proforma-fakturan är första steget i dokumentkedjan

Om man zoomar ut är PI:n första länken i den dokumentkedja som följer dina varor hela vägen till dörren. Varje dokument ska stämma överens med det föregående:

1. Proforma-faktura — avtalet: varor, priser, Incoterm, betalningsvillkor. (Du är här.)
2. Kommersiell faktura — det genomförda avtalet: faktiska varor, slutgiltiga värden; tullklarering sker mot denna.
3. Packlista — den fysiska detaljen: kartonger, vikter, mått per paket.
4. Bill of lading, certificate of origin och produktcertifikat — transport- och compliance-lagret, genomgås punkt för punkt i vår importdokumentationschecklista.

Får du PI:n rätt, är alla efterföljande dokument korrekta från start. Gör du fel — en gissad HS-kod, otydlig Incoterm, obekräftat bankkonto — så växer felet just när det är som dyrast att rätta till (betalning, lastning, klarering).

Regler och praxis granskade i September 2026. Om leverantörens proforma-faktura avviker från något på denna sida — särskilt kring betalningsvillkor eller bankuppgifter — lös det skriftligt innan pengar skickas; den dialogen är en viktig del av leverantörsbedömningen.