Proforma-faktura fra kinesisk leverandør: Dette skal du tjekke før betaling

Proforma fakturaen (PI) er det første egentlige dokument i enhver import fra Kina: din leverandør sender den, når I er enige om produkt og mængde, og alt derefter — depositum, toldsats, afskibningshavn — fastlægges ud fra, hvad der står på den. Alligevel bliver den ofte behandlet som en formalitet i mange vejledninger. Det bør den ikke. PI’en er din sidste mulighed for at rette en forkert HS-kode, et uklart Incoterm eller et svindelnummer på bankkontoen, inden dine penge forlader kontoen. Denne guide forklarer, hvad en proforma faktura er, hvordan den adskiller sig fra en commercial invoice, om toldvæsenet accepterer den (med den faktiske lovtekst — de fleste svar online er forkerte), og hvilke tjek du skal foretage, før du betaler depositum. Den er en del af vores større guide om importdokumentation fra Kina.

Hvad er en Proforma Faktura? (Betydning i Kina-handel)

En proforma faktura er en foreløbig salgsfaktura, som leverandøren udsteder inden varerne er produceret eller afsendt. Den ligner en faktura — varelinjer, enhedspriser, totaler, bankoplysninger — men dens formål er et andet: den formaliserer tilbuddet, så du kan bekræfte ordren, arrangere betaling og begynde at planlægge fragt og fortoldning. Især i Kina-handel markerer PI’en overgangen fra forhandling til eksekvering: når du har underskrevet og betalt depositum, går produktionen i gang.

Ifølge International Trade Administration skal importører også bruge en proforma faktura til tre administrative formål: ansøgning om importlicens, åbning af remburs og overførsel af valuta. Hvis din bank eller dit lands importregler kræver “en faktura”, før varerne eksisterer, er det PI’en, de mener.

Det er vigtigt at vide, hvad en PI ikke er. Kinesisk udenrigshandel benytter typisk fem forskellige faktura-lignende dokumenter: proforma faktura (forhåndstilbud), commercial invoice (det reelle tolddokument), VAT-faktura eller fapiao (Kinas interne momskvittering — som udenlandsk køber ser du sjældent denne), pakkeliste og interne skattebilag. Kun commercial invoice og pakkeliste følger med forsendelsen.

Det giver også mening at skelne PI’en fra de øvrige dokumenter i papirflowet:

• Tilbud — uformel prisindikation, ofte bare en mail eller et Excel-ark; ingen bankoplysninger, ingen underskrift.
• Proforma faktura — formelt, struktureret tilbud med priser, vilkår og betalingsinstrukser; grundlaget for dit depositum.
• Purchase order (PO) — dit dokument, der bekræfter ordren over for leverandøren; i mange aftaler med kinesiske SMV’er erstatter en underskrevet PI ofte PO’en helt.

Proforma Faktura vs Commercial Invoice: De Vigtigste Forskelle

Dette er den vigtigste sammenligning, fordi forveksling af de to dokumenter ved tolden kan give alvorlige forsinkelser. Her er overblikket:

Dimension	Proforma faktura (PI)	Commercial invoice (CI)
Hvornår udstedes	Før ordren er bekræftet, før produktion	Efter produktion, når varerne faktisk afsendes
Formål	Tilbud, forhandling, udløser depositum, ansøgning om licenser/remburs	Deklaration til told, beregning af afgifter
Afspejler	Planlagte varer og anslåede beløb	Faktisk afsendte varer, endelige mængder og værdier
Juridisk status	Ikke bindende som udgangspunkt (stærkere hvis underskrevet og stemplet)	Bindende salgsdokument; juridisk tolddokument
Toldbrug	Normalt ikke accepteret (begrænset undtagelse i USA — se nedenfor)	Det primære tolddokument globalt
Regnskab	Ikke bogført som tilgodehavende/gæld	Bogføres; bruges til afstemning og revision
Prisfastsættelse	Tilbudspriser, gældende indtil udløbsdato	Endeligt aftalte priser

En praktisk detalje: kinesiske leverandører matcher ofte dokumentnumrene — en proforma med nr. PI03771018 bliver til commercial invoice CI03771018 på samme ordre. Hvis numrene ikke stemmer, eller værdierne på CI’en afviger fra den PI, du har godkendt, er det et signal om at afstemme, før varerne afsendes.

Commercial invoice følger derefter med resten af dokumentpakken — pakkeliste, konnossement, oprindelsescertifikat. Vi har samlet hele oversigten over dokumenter efter ordre i vores importdokumentations-tjekliste (BL, CI, PL, COO, MSDS), så denne side holder fokus på præ-ordre-fasen.

Kan en Proforma Faktura Bruges til Toldbehandling?

Kort svar: regn med nej — tolden skal altid cleares på commercial invoice. Det længere svar: det afhænger af landet, og her tager de fleste onlinekilder fejl, så her er den faktiske regel for det største importmarked.

USA: Ifølge 19 CFR 141.91 kan CBP acceptere indfortoldning på en proforma faktura — men kun hvis importøren stiller sikkerhed (CBP Form 301) for 1,5 gange fakturaværdien og fremsender den rigtige commercial invoice inden for 120 dage fra indfortoldning. Overskrides denne frist, påløber der straks bod; går der mere end 6 måneder, stiger bøderne yderligere. Du vil finde hjemmesider, der hævder, at fristen er 50 dage, andre siger 180 — begge tager fejl; forordningen siger 120 dage. Det er en nødprocedure, når CI’en reelt ikke kan fremskaffes ved indførsel, ikke en rutine, og commercial invoices indberettes elektronisk til CBP’s ACE/DIS-system af din speditør.

Singapore: Det modsatte yderpunkt — en proforma faktura kan ikke bruges til importtilladelser, værdiangivelse eller GST-erklæring. En commercial invoice er obligatorisk.

De fleste andre markeder ligger tættere på Singapore end USA: toldmyndighederne kræver commercial invoice, punktum. Uanset destination bør du betragte PI’en som et planlægningsdokument og sikre, at din leverandør udsteder en korrekt, ensartet CI, før skibet sejler. Hvilke dokumenter tolden faktisk kræver ved ankomst, gennemgår vi i vores guide til nødvendige dokumenter til toldbehandling.

De 11 felter på en komplet proforma-faktura — med kommentarer

International Trade Administration har offentliggjort en tjekliste over, hvad en gyldig proforma-faktura skal indeholde. Her gennemgår vi hvert felt, samt de faldgruber du skal være opmærksom på ved PIs fra kinesiske leverandører:

#	Felt (ITA tjekliste)	Hvad du skal kontrollere — og faresignaler
1	Sælgers navn og adresse	Skal matche det registrerede firmanavn på den kinesiske forretningslicens — ikke et brandnavn eller en sælgers navn
2	Købers navn og adresse	Din juridiske importvirksomhed, stavet præcist som på din importregistrering
3	Købers reference	Dit forespørgsels-/PO-nummer — sikrer sammenhæng i papirsporet
4	Varebeskrivelser	Skal være detaljeret nok til klassificering: materialer, anvendelse, modelnumre. “Goods” eller “samples” er et faresignal
5	Enhedspriser og mængder	Kontrollér regnestykket selv. Regnefejl overlever ofte helt frem til depositum
6	Samlede beløb og valuta	Valuta skal være tydeligt angivet (USD vs RMB vs ”$” forvirring). Samlede beløb skal stemme med linjesummerne
7	Vægte og dimensioner	Brutto-/netto vægt og CBM — du kan ikke sammenligne fragttilbud uden disse data
8	Rabatter og gebyrer	Alle værktøjs-, form- eller bankgebyrer skal være specificeret, ikke skjult i enhedsprisen
9	Leveringsbetingelser (Incoterm)	Skal angives med konkret sted: “FOB Shenzhen” eller “FOB Ningbo”, aldrig kun “FOB”. Havnen påvirker din fragtpris
10	Betalingsbetingelser	Depositum %, udløser for restbetaling, betalingsmetode (T/T, LC). Uklare vilkår = risiko for tvister senere
11	Gyldighedsdato + forventet afskibningsdato	Begge skal fremgå. En PI uden udløb giver leverandøren fri mulighed for at ændre pris; ingen afskibningsdato gør forsinkelser umulige at påtale

To felter kræver særlig opmærksomhed, da ingen ITA-tjekliste kan håndhæve dem:

• HS-koden. Leverandører angiver ofte en kode — men gætter tit, eller vælger en kode med mindst eksportkontrol. Din toldsats bestemmes af klassificeringen, så tjek den selv (næste afsnit).
• Bankoplysningerne. De står på PI’en, fordi du er ved at overføre penge. Det er her svindelrisikoen ligger — mere om det nedenfor.

Betalingsbetingelser på en kinesisk proforma-faktura: 30/70 T/T-standarden

Standardpraksis i Kina er 30% i depositum ved underskrevet PI, 70% restbetaling før afskibning, begge via telegraphic transfer (T/T). Et typisk eksempel: 2.400 LED-armaturer til $6,80/stk. = $16.320 i alt (1.150 kg, 8,5 CBM) — PI’en angiver et depositum på $4.896, og restbeløbet på $11.424 forfalder før varerne lastes.

Det er værd at kende mekanikken, før du skriver under:

• Produktionen starter først, når depositummet er modtaget, ikke når du sender det. Din leveringstid tæller fra modtagelse.
• Restbetalingen anmodes typisk ca. 10 dage før produktionen er færdig, så leverandøren kan booke udgående transport, så snart varerne er klar. Planlæg din likviditet — restbetalingen føles altid tidlig.
• Hvis PI’en ikke angiver forfaldsdato, er 30 dages betalingsfrist standard. Men stol ikke på det; skriv udløseren tydeligt (“70% mod kopi af B/L” er en købervenlig variant, mange leverandører accepterer på gentagne ordrer).
• Restbetaling før afskibning betyder, før du har varerne. Dit eneste presmiddel efter 100% betaling er relationen, den underskrevne PI og evt. inspektion — derfor bør inspektionsklausuler indgå i PI’ens betalingsbetingelser.

For det fulde overblik over betalingsformer (T/T-varianter, remburs, åben konto) og hvornår de er relevante, se vores guide til betalingsbetingelser med kinesiske leverandører.

Før du overfører depositummet: Tjeklisten mod svindel

Her er risikoen, som næsten ingen nævner: PI’en er dokumentet med de bankoplysninger, du er ved at sende tusindvis af dollars til. Depositumssvindel på Kina-ordrer sker typisk på to måder — falske leverandører, der udsteder flotte PI’er og forsvinder, eller ægte leverandører, hvor mailtråden bliver kompromitteret og PI’en gensendes med ændrede bankoplysninger. Fem tjekpunkter, i rækkefølge:

1. Modtagerens navn = firmanavn på forretningslicensen. Kontonavnet på PI’en skal matche den registrerede kinesiske virksomhed (统一社会信用代码 på licensen) — verificér med vores guide til kontrol af leverandørlicenser. Personligt kontonavn er et stoptegn, uanset forklaring.
2. Vær forsigtig med tredjeparts- og offshore-konti. Hong Kong-konti er almindelige og ofte legitime (mange fabrikker fakturerer via et HK-selskab), men HK-selskabet skal være tydeligt tilknyttet — samme ejerskab, navngivet som sælger på PI’en. En konto i et uvedkommende selskabs navn er et faresignal.
3. Bekræft bankoplysninger uden for mailtråden. Hvis bankoplysninger ændres midt i korrespondancen (“vores konto er til revision, brug venligst denne”), stop og verificér via telefon eller video med din kendte kontakt. Dette er det mest brugte svindelnummer i Kina-handel.
4. Sammenlign PI’en med virkeligheden. Firmanavn, adresse og stempel på PI’en skal matche forretningslicensen, Alibaba/messe-identiteten og tidligere dokumenter.
5. Tjek prisen fornuftigt. En PI 30% under alle andre for samme specifikation er ikke et kup — det er lokkemad, eller en leverandør der vil hente marginen på kvaliteten.

Brug PI’en til at beregne din samlede landed cost før du bestiller

Den mest oversete funktion ved en proforma faktura er, at den indeholder alt, du skal bruge for at beregne din samlede landed cost, før du forpligter dig — hvilket netop er pointen med at få en PI i stedet for bare at bestille via chat. Arbejdsgangen er:

1. Tag HS-koden fra PI’en — og dobbelttjek den selv. Klassificér varen selvstændigt ved hjælp af vores HS-kode guide eller få en speditørs vurdering. Hvis din kode adskiller sig fra leverandørens, så få det afklaret nu: forskellen kan betyde flere procentpoint i told, eller en antidumping-sag du ikke kendte til.
2. Læs Incoterm og lav en liste over det, der ikke er inkluderet. EXW Foshan betyder, at alle omkostninger fra fabriksporten er dine; FOB Ningbo betyder, at søfragt, forsikring, destinationsgebyrer, told og levering er dit ansvar. Stedet, der er nævnt, viser præcist, hvor dine omkostninger starter.
3. Få fragtprisen ud fra PI’ens vægt og CBM. Punkt 7 på tjeklisten er netop til, at du kan få sammenlignelige tilbud — anmod om et fragttilbud med PI’ens bruttovægt og volumen, så får du reelle tal, ikke bare skøn.
4. Beregning af told og moms ud fra den korrekte toldværdi. Told = din verificerede HS-kodes sats på vareværdien (plus fragt/forsikring i CIF-baserede lande), derefter importmoms/afgift oveni efter reglerne i dit destinationsland.
5. Sammenlign den samlede landed cost med din målsalgspris. Hvis din avance kun holder, hvis leverandørens optimistiske HS-kode er korrekt, så holder den ikke.

Kør denne proces igennem, før du underskriver PI’en, mens alle vilkår stadig kan forhandles. Efterfølgende skal du genforhandle en aftale, du allerede har finansieret.

Hvor længe er en proforma faktura gyldig?

Der findes ingen juridisk standard, og dette er et reelt hul i de fleste PI’er fra Kina: mange angiver slet ingen gyldighedsdato. I praksis holder leverandører sig til de oplyste priser i alt fra 7 til 30 dage, men en udateret PI er en envejsoption — leverandøren kan ændre prisen, hvis råvarepriser eller valutakurser ændrer sig, mens du har planlagt ud fra de gamle tal. Fragt lægger endnu et lag: søfragtpriser på hovedruter kan ændre sig med tocifrede procenter på en måned, så en CIF- eller DDP-pris er kun så aktuel som dens fragtandel.

Løsningen kræver én sætning: bed leverandøren skrive “Priser gældende til [dato]” på PI’en. Hvis din beslutning tager længere tid end gyldighedsperioden, skal du forvente en revideret PI — og brug revisionen som anledning til at gennemgå tjeklisten igen, for bankoplysninger, HS-koder og vilkår ændrer sig nogle gange sammen med priserne.

Er en proforma faktura juridisk bindende i Kina?

Som udgangspunkt nej — en PI er et formelt tilbud, og begge parter kan trække sig, indtil der er accepteret. Men i kinesisk forretningspraksis kan den få langt større betydning:

• Underskrevet af begge parter og stemplet med leverandørens firmastempel (det registrerede officielle segl) fungerer en PI som bevis på en salgsaftale, og mange mindre handler bygger kun på dette dokument. Stemplet vejer tungere end en underskrift i Kina — en PI med scannet underskrift, men uden stempel, er svagere bevis.
• Når du har betalt depositum på baggrund af PI’en, har du en forpligtelse. Domstole og voldgiftsretter anser en underskrevet PI plus depositum som en kontrakt under udførelse, hvilket beskytter begge parter — og binder begge parter.
• Dens begrænsninger ligger i det, der ikke står. En PI på én side dækker sjældent kvalitetskrav, tolerancer, forsinkelsesbøder, IP eller værneting. For større ordrer bør du bruge PI’en til at fastlægge de kommercielle vilkår og understøtte den med en egentlig købsaftale for alt det øvrige.

Uanset hvad, så gem altid den underskrevne PI: hvis den kommercielle faktura, varerne eller tidsplanen senere afviger fra den, er PI’en dit grundlag i enhver tvist — og endnu en grund til at ordentligt og ensartet papirarbejde altid betaler sig.

Proforma fakturaen er første led i dokumentkæden

Ser man det i helhed, er PI’en første led i det papirspor, der følger dine varer hele vejen til døren. Hvert dokument skal stemme overens med det forrige:

1. Proforma faktura — aftalen: varer, priser, Incoterm, betalingsbetingelser. (Her er du nu.)
2. Kommmerciel faktura — den udførte aftale: faktiske varer, endelige værdier; toldmyndighederne bruger denne til fortoldning.
3. Pakkeliste — de fysiske detaljer: kolli, vægte, mål pr. pakke.
4. Bill of lading, oprindelsescertifikat og produktcertifikater — transport- og compliance-laget, gennemgået punkt for punkt i vores importdokumentations-tjekliste.

Hvis PI’en er korrekt, får du rene data i alle efterfølgende dokumenter. Hvis den er forkert — fx en gættet HS-kode, uklar Incoterm eller uverificeret bankkonto — så vokser fejlen sig større netop i de øjeblikke (betaling, lastning, fortoldning), hvor det er dyrest at rette op.

Regler og konventioner kontrolleret i September 2026. Hvis en leverandørs proforma faktura modsiger noget på denne side — især omkring betalingsvilkår eller bankoplysninger — så få det afklaret skriftligt, inden der flyttes penge; den samtale er i sig selv en del af leverandørens godkendelsesproces.