Panduan Surat Undangan Canton Fair: Siapa yang Membutuhkan dan Cara Mendapatkannya

Jika Anda berencana menghadiri Canton Fair di Guangzhou, surat undangan sering menjadi dokumen pertama yang disebutkan, namun juga paling sering disalahpahami. Surat ini bukan tiket masuk ke pameran. Surat undangan digunakan untuk pengajuan visa, dan kini banyak pembeli yang bahkan tidak memerlukan visa sama sekali.

Apa Itu Surat Undangan Canton Fair dan Mengapa Anda Membutuhkannya

Surat undangan diterbitkan oleh penyelenggara pameran untuk pembeli dari luar negeri. Surat ini memuat data pribadi dan perusahaan Anda serta sesi yang akan dihadiri. Pusat visa Tiongkok mencantumkan “undangan ke pameran ekonomi dan perdagangan” sebagai salah satu dokumen yang diterima untuk pengajuan visa M.

Siapa yang Membutuhkan Surat Ini

Jawabannya tergantung pada paspor Anda:

Situasi Anda	Perlu visa	Perlu surat undangan
Warga dari salah satu 50 negara dengan bebas visa 30 hari ke Tiongkok	Tidak, untuk kunjungan hingga 30 hari	Tidak
Warga dari salah satu 57 negara yang bisa transit bebas visa 240 jam, dengan penerbangan ke negara ketiga	Tidak, dalam 240 jam	Tidak
Warga negara lain	Ya, visa M (bisnis)	Ya

Bebas visa 30 hari mencakup kunjungan bisnis, pameran dagang, pariwisata, dan kunjungan. Negara yang termasuk antara lain Prancis, Jerman, Italia, Spanyol, Belanda, Belgia, Swiss, Austria, negara Nordik, Polandia, Portugal, Yunani, Inggris, Irlandia, Kanada, Australia, Selandia Baru, Jepang, Korea Selatan, Brasil, Argentina, Chile, Peru, Uruguay, Arab Saudi, Kuwait, Oman, dan Bahrain. Program ini berlaku hingga 31 Desember 2026 untuk sebagian besar negara tersebut, menurut Kementerian Luar Negeri Tiongkok. Bebas transit 240 jam mencakup 57 negara, termasuk Amerika Serikat, Meksiko, Singapura, Indonesia, UEA, dan Qatar, sesuai aturan dari Administrasi Imigrasi Nasional.

Apa yang Diharapkan Pusat Visa

Jika Anda memang memerlukan visa M, surat undangan adalah salah satu dokumen utama, bersama paspor dan formulir aplikasi. Pastikan Anda memeriksa daftar dokumen di pusat visa Tiongkok di negara Anda sebelum mengajukan: persyaratan, biaya, dan waktu proses berbeda-beda. Jika Anda mencari produk untuk pengiriman dari China, sisihkan waktu yang cukup antara pengurusan visa dan jadwal pertemuan dengan supplier.

Kelayakan dan Data yang Diperlukan

Siapa yang Bisa Meminta Surat Undangan

Setiap pembeli luar negeri dengan tujuan bisnis yang jelas dapat meminta surat undangan melalui Buyer Service System. Panduan resmi pembeli menetapkan dua batasan: pembeli di bawah usia 18 tahun tidak bisa mengajukan, dan setiap pembeli hanya boleh meminta maksimal lima surat per sesi.

Data yang Harus Anda Berikan

• Detail paspor Anda, persis seperti yang tertera di paspor
• Informasi perusahaan: nama, alamat, dan kontak
• Sesi yang akan dihadiri: sesi ke-140 berlangsung pada 15–19 Oktober, 23–27 Oktober, dan 31 Oktober–4 November 2026

Jika Anda ragu soal kelayakan, cek panduan resmi pembeli di website Canton Fair sebelum mengajukan, atau konsultasikan dengan supplier China Anda.

Cara Mendapatkan Surat Undangan

Semua proses dilakukan di platform resmi pembeli. Buyer E-Service Tool (BEST) yang lama sudah digantikan sejak sesi ke-136 oleh Buyer Service System, yang juga tersedia di aplikasi Canton Fair.

Langkah-langkah:

1. Buat akun di buyer.cantonfair.org.cn atau di aplikasi Canton Fair.
2. Ajukan badge pembeli Anda. Pra-registrasi ini wajib untuk setiap pembeli luar negeri dan badge diberikan gratis.
3. Pembeli baru: centang “Generate invitation letter simultaneously” pada aplikasi yang sama. Pembeli lama: ajukan surat undangan di sistem.
4. Unduh surat undangan dan gunakan untuk pengajuan visa M.

Mengambil Badge Anda di Guangzhou

Surat undangan tidak menggantikan badge. Setibanya di Guangzhou, ambil badge Anda di Bandara Baiyun, Stasiun Kereta Guangzhou South, Pazhou Ferry Terminal, salah satu dari 60 hotel yang ditunjuk, atau kantor registrasi di Area B, C, dan D. Bawa paspor asli, kartu nama, dan QR code pra-registrasi Anda. Badge baru, penggantian, dan perpanjangan semuanya gratis, sesuai panduan badge resmi.

Bisakah Supplier atau Agen Membantu?

Supplier atau agen sourcing bisa membantu mengisi formulir, namun permintaan surat undangan tetap harus dilakukan melalui Buyer Service System resmi atas nama Anda. Waspadai situs yang meminta biaya untuk menerbitkan surat undangan: layanan resmi ini gratis.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Detail Tidak Konsisten

Masalah yang paling sering terjadi adalah ketidaksesuaian antara paspor, undangan, dan formulir visa. Kesalahan penulisan nama atau nomor paspor yang berbeda akan menimbulkan masalah saat proses visa maupun pengambilan badge. Salinlah data langsung dari paspor, jangan mengandalkan ingatan.

Waktu Pengajuan Visa Terlalu Singkat

Surat undangan memang cepat diterima, namun proses visa membutuhkan waktu lebih lama. Jika Anda memerlukan visa M, segera ajukan begitu rencana perjalanan diputuskan, dan cek estimasi waktu proses di pusat visa negara Anda.

Meminta Surat Undangan yang Tidak Diperlukan

Jika paspor Anda termasuk dalam program bebas visa, surat undangan tidak memberikan manfaat tambahan. Cek daftar dari Kementerian Luar Negeri terlebih dahulu, baru tentukan langkah selanjutnya.

Kesimpulan

Pastikan status visa Anda terlebih dahulu. Jika Anda membutuhkan visa M, buat surat undangan melalui Buyer Service System saat pra-registrasi, dan ajukan visa secepatnya. Jika tidak, lewati surat undangan, tapi tetap lakukan pra-registrasi: semua pembeli luar negeri wajib memiliki badge gratis. Setelah pemasok dipilih, panduan kami tentang pengiriman pesanan Canton Fair akan menjelaskan proses selanjutnya, dan Anda dapat meminta estimasi biaya pengiriman dari SINO Shipping saat barang sudah siap.