Hướng dẫn đầy đủ 2026 về giấy phép nhập khẩu thực phẩm & mỹ phẩm tại Việt Nam: MOH/VFA, DAV, nhãn mác và thủ tục hải quan

Hàng hóa của bạn có thể vượt qua Hải quan Việt Nam một cách nhanh chóng—nhưng vẫn bị giữ lại tại cảng. Đối với thực phẩm và mỹ phẩm, phần lớn các trường hợp chậm trễ không liên quan đến thuế hay phí, mà là do giấy phép quản lý: công bố an toàn thực phẩm, công bố sản phẩm mỹ phẩm và yêu cầu nghiêm ngặt về nhãn tiếng Việt. Bộ Y tế (MOH), Cục An toàn Thực phẩm (VFA) và Cục Quản lý Dược (DAV) đều kiểm soát lĩnh vực riêng của mình. Nếu hồ sơ không đúng hoặc nộp muộn, bạn sẽ phải chịu phí lưu kho, phí lưu bãi hoặc thậm chí bị từ chối nhập khẩu.

Bài viết này tập trung vào ba điểm cốt lõi: Cơ quan nào quản lý sản phẩm của bạn? Bạn cần chuẩn bị giấy tờ gì? Nộp hồ sơ lúc nào? Chúng tôi phân tích phạm vi quản lý của từng cơ quan, liệt kê bộ hồ sơ thường gặp và cung cấp thời gian xử lý thực tế—giúp hàng từ Trung Quốc sang Việt Nam không bị mắc kẹt. Ngoài ra, chúng tôi chỉ ra những lỗi phổ biến (nhãn mác, IOR, pallet, mã HS) khiến nhiều nhà nhập khẩu gặp rắc rối, đồng thời dẫn link tới hướng dẫn vận chuyển hàng Trung Quốc – Việt Nam đầy đủ để bạn tham khảo thêm về logistics.

Xác định nhanh: cơ quan nào quản lý sản phẩm của bạn tại Việt Nam? (giải thích về các cơ quan quản lý)

Trước khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ, bạn cần xác định rõ sẽ làm việc với cơ quan nào. Việt Nam phân chia quản lý thực phẩm, mỹ phẩm và thủ tục thông quan cho ba cơ quan riêng biệt.

MOH/VFA: quản lý thực phẩm & đồ uống

Bộ Y tế (MOH) cùng Cục An toàn Thực phẩm (VFA) chịu trách nhiệm quản lý tất cả các sản phẩm thực phẩm, đồ uống, thực phẩm chức năng và vật liệu tiếp xúc với thực phẩm. Nếu sản phẩm của bạn dùng để ăn, uống hoặc tiếp xúc với thực phẩm, bạn sẽ làm việc với MOH/VFA. Yêu cầu chính là Công bố An toàn Thực phẩm, theo Nghị định 15/2018/ND-CP. Phải được phê duyệt trước khi hàng xuất đi—không có ngoại lệ.

Nhãn tiếng Việt là bắt buộc đối với mọi sản phẩm thực phẩm nhập khẩu. VFA sẽ kiểm tra thành phần, xuất xứ, quy trình sản xuất và nhãn mác để đảm bảo tuân thủ. Nếu bạn nhập khẩu đồ uống, snack, thực phẩm chức năng hoặc bao bì thực phẩm, hãy chuẩn bị cho việc VFA kiểm tra kỹ lưỡng.

DAV: quản lý mỹ phẩm & sản phẩm sức khỏe

Đối với mỹ phẩm, Cục Quản lý Dược (DAV)—trực thuộc MOH—áp dụng quy định ASEAN Cosmetic Directive và Thông tư 06/2011/TT-BYT. Bất kỳ sản phẩm nào dùng ngoài da để làm sạch, làm đẹp hoặc thay đổi diện mạo đều thuộc phạm vi DAV. Bạn phải nộp Công bố sản phẩm mỹ phẩm trước khi nhập khẩu, và toàn bộ nhãn mác phải bằng tiếng Việt.

DAV quản lý các sản phẩm chăm sóc da, trang điểm, sản phẩm tóc, nước hoa và đồ vệ sinh cá nhân. Nếu mỹ phẩm của bạn có tuyên bố “sức khỏe” (ví dụ: điều trị bệnh về da), sẽ có thêm yêu cầu bổ sung—vì vậy chỉ nên ghi chú đúng tính chất mỹ phẩm để tránh phức tạp.

Hải quan Việt Nam: VAT & thông quan

Tổng cục Hải quan Việt Nam chịu trách nhiệm thông quan, thu thuế VAT và phân loại mã HS. Mọi lô hàng đều phải khai báo qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Hải quan sẽ kiểm tra giấy phép, hồ sơ và nhãn mác—nhưng các phê duyệt kỹ thuật thuộc về MOH/VFA/DAV.

Nhà nhập khẩu phải khai báo đúng mã HS, nộp VAT (thường là 10%) và đảm bảo đăng ký kinh doanh, mã số hải quan hợp lệ. Hải quan là cửa cuối cùng, nhưng các vướng mắc kỹ thuật đều xuất phát từ MOH/VFA/DAV.

Công bố An toàn Thực phẩm: yêu cầu của Việt Nam (Nghị định 15/2018/ND-CP)

Nếu bạn nhập khẩu thực phẩm, đồ uống hoặc thực phẩm chức năng, Công bố An toàn Thực phẩm của Việt Nam là bắt buộc. Phải đăng ký với MOH/VFA trước khi hàng rời Trung Quốc. Không có công bố, hàng sẽ bị giữ lại tại hải quan.

Việt Nam yêu cầu những gì? (tổng quan)

Việt Nam yêu cầu công khai đầy đủ: thành phần, quy trình sản xuất, hạn sử dụng và chứng minh tuân thủ tiêu chuẩn an toàn thực phẩm Việt Nam. Hồ sơ phải nộp bằng tiếng Việt, nhãn mác cũng phải dịch sang tiếng Việt (không chấp nhận nhãn chỉ tiếng Anh).

MOH/VFA sẽ kiểm tra hồ sơ, chứng nhận liên quan và nhãn mác. Chỉ khi được phê duyệt, hàng mới được xuất đi. Nếu sản phẩm là thực phẩm mới hoặc thực phẩm chức năng, sẽ bị kiểm tra kỹ hơn—có thể phải bổ sung xét nghiệm.

Bộ hồ sơ cơ bản (thường được yêu cầu)

MOH/VFA thường yêu cầu các giấy tờ sau:

• Đơn công bố An toàn Thực phẩm (tiếng Việt)
• Bảng thông số kỹ thuật sản phẩm
• Giấy chứng nhận lưu hành tự do (từ Trung Quốc)
• Chứng nhận ISO/HACCP/GMP (nếu có)
• Danh sách thành phần và quy trình sản xuất
• Mẫu nhãn tiếng Việt
• Báo cáo kiểm nghiệm (vi sinh, kim loại nặng, v.v.)

Nếu bạn nhập nhiều mã sản phẩm (SKU), phải công bố riêng từng mã. Nhãn mác phải thể hiện xuất xứ, thành phần, hạn sử dụng và thông tin nhà nhập khẩu—tất cả bằng tiếng Việt.

Giấy tờ	Áp dụng cho	Ngôn ngữ	Thời gian xử lý thường gặp
Công bố ATTP	Mọi thực phẩm	Tiếng Việt	2-4 tuần
Mẫu nhãn	Mọi thực phẩm	Tiếng Việt	1-2 ngày
Báo cáo kiểm nghiệm	Nguy cơ cao	Anh/Việt	3-7 ngày
Giấy lưu hành tự do	Mọi thực phẩm	Tiếng Anh	3-5 ngày

Thời gian & chi phí (thực tế)

Quy trình công bố An toàn Thực phẩm mất 2-4 tuần đối với sản phẩm thông thường, lâu hơn với sản phẩm mới hoặc phức tạp. Chi phí dao động từ ₫5,000,000–₫20,000,000 cho mỗi mã sản phẩm, tùy vào độ phức tạp và yêu cầu xét nghiệm.

Thông báo sản phẩm mỹ phẩm: Quy trình tại Việt Nam (theo chuẩn ASEAN)

Khi nhập khẩu mỹ phẩm vào Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp Thông báo sản phẩm mỹ phẩm tại DAV. Việt Nam tuân thủ quy định chung của ASEAN về mỹ phẩm nên quy trình minh bạch nhưng rất nghiêm ngặt.

Phân loại & quy trình thông báo tại Việt Nam

Mỹ phẩm được định nghĩa là sản phẩm dùng ngoài da nhằm làm sạch, làm đẹp hoặc thay đổi diện mạo. Nếu sản phẩm có tuyên bố “chữa bệnh” (ví dụ: “trị mụn”), có thể bị xếp vào nhóm dược phẩm và chịu quy định khắt khe hơn—hãy đảm bảo chỉ đưa ra các tuyên bố về mỹ phẩm.

Hồ sơ thông báo nộp trực tuyến hoặc bản giấy, bằng tiếng Việt. DAV sẽ thẩm định thành phần, mục đích sử dụng và nhãn sản phẩm. Chỉ khi được DAV phê duyệt, hàng mới được phép nhập về. Mỗi mã hàng (SKU) và từng biến thể đều phải thông báo riêng.

Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị

Thông thường DAV yêu cầu:

• Đơn thông báo sản phẩm mỹ phẩm (bằng tiếng Việt)
• Bảng thành phần và công thức sản phẩm
• Giấy chứng nhận lưu hành tự do (do Trung Quốc cấp)
• Giấy chứng nhận GMP (nếu có)
• Mẫu nhãn tiếng Việt
• Đánh giá an toàn (đối với một số sản phẩm)
• Bằng chứng tuân thủ tiêu chuẩn ASEAN

Tất cả nhãn sản phẩm phải bằng tiếng Việt, ghi rõ tên sản phẩm, nhà sản xuất, nhà nhập khẩu, số lô, hạn sử dụng.

Hồ sơ	Áp dụng cho	Ngôn ngữ	Thời gian xử lý thông thường
Đơn thông báo	Tất cả mỹ phẩm	Tiếng Việt	1-2 tuần
Mẫu nhãn	Tất cả mỹ phẩm	Tiếng Việt	1-2 ngày
Công thức/thành phần	Tất cả mỹ phẩm	Anh/Việt	1-3 ngày
Giấy lưu hành tự do	Tất cả mỹ phẩm	Tiếng Anh	3-5 ngày

Thời gian & chi phí (thực tế)

Thủ tục Thông báo sản phẩm mỹ phẩm thường mất 1-2 tuần đối với hàng hóa thông thường. Chi phí dao động từ ₫2,000,000–₫10,000,000 cho mỗi mã hàng (SKU). Nếu có nhiều biến thể, mỗi loại đều phải thông báo riêng biệt.

Khai báo hải quan điện tử VNACCS/VCIS (hệ thống thông quan trước tại Việt Nam)

Thủ tục thông quan tại Việt Nam thực hiện qua VNACCS/VCIS, nền tảng điện tử hoàn toàn. Yêu cầu khai báo rất nghiêm ngặt và phải đúng thời hạn.

Khai báo e-manifest & tờ khai nhập khẩu trước khi hàng về

Tất cả nhà nhập khẩu phải nộp e-manifest trước khi tàu hoặc máy bay cập cảng. Tờ khai nhập khẩu cần khai điện tử, tốt nhất nên hoàn thành trước khi hàng rời Trung Quốc. VNACCS/VCIS kết nối hải quan, cảng và các cơ quan quản lý nên các giấy phép (Khai báo An toàn thực phẩm, Thông báo mỹ phẩm) sẽ được kiểm tra tự động.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, lô hàng sẽ bị giữ lại để kiểm tra. Chúng tôi khuyến nghị tham khảo thời hạn cắt máng tại Việt Nam để không bị lỡ thời điểm khai báo e-manifest.

Thời gian thông quan: cần lưu ý gì

Nếu đủ hồ sơ và giấy phép, thời gian thông quan chỉ mất 1-3 ngày. Nếu bị kiểm tra do thiếu giấy tờ hoặc sai sót, có thể kéo dài 3-7 ngày hoặc lâu hơn. Hải quan sẽ kiểm tra nhãn, giấy phép và mã HS.

Bước	Thời gian tiêu chuẩn	Rủi ro nếu thiếu hồ sơ
Khai e-manifest	1 ngày trước ETA	Hàng bị lùi chuyến
Khai tờ khai	1-2 ngày	Hàng bị giữ lại
Kiểm tra thực tế	3-7 ngày	Phát sinh phí lưu kho

Hải quan kiểm tra những gì?

Hải quan Việt Nam sẽ kiểm tra:

• Khai báo An toàn thực phẩm hoặc Thông báo mỹ phẩm
• Nhãn sản phẩm bằng tiếng Việt
• Phân loại mã HS
• Đăng ký doanh nghiệp và mã số hải quan
• Tuân thủ ISPM-15 (đối với bao bì gỗ)

Nếu thiếu hoặc sai bất kỳ mục nào, hàng sẽ bị giữ lại. Nhiều nhà nhập khẩu bị chậm do lỗi nhãn hoặc chưa có giấy phép.

Importer of Record (IOR): đăng ký doanh nghiệp & mã số hải quan (yêu cầu tại Việt Nam)

Việt Nam yêu cầu mọi nhà nhập khẩu phải có Mã số doanh nghiệp và Mã số hải quan hợp lệ. Nếu thiếu một trong hai, bạn không thể thông quan dù đã có đầy đủ giấy phép.

Mã số doanh nghiệp & mã số hải quan

Mã số doanh nghiệp do cơ quan đăng ký kinh doanh Việt Nam cấp. Mã số hải quan do Tổng cục Hải quan Việt Nam cấp. Cả hai đều miễn phí và bắt buộc cho mọi hoạt động nhập khẩu.

Nếu bạn chỉ định đại lý hoặc môi giới địa phương làm IOR, họ cũng phải có đăng ký hợp lệ và mã số hải quan. Nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc ở bước này—đặc biệt khi sử dụng các đại lý không chính thức.

Thời gian & quy trình đăng ký

Thủ tục đăng ký thường mất 1-7 ngày làm việc. Bạn cần nộp giấy phép kinh doanh, đăng ký thuế và hồ sơ lên Hải quan Việt Nam. Sau khi được duyệt, bạn có thể khai báo tờ khai và làm thủ tục nhận hàng.

Cách tránh các rủi ro đăng ký

• Kiểm tra mã số doanh nghiệp và mã số hải quan của IOR trước khi gửi hàng
• Không sử dụng đại lý/môi giới không có giấy tờ hợp lệ
• Đảm bảo mọi giấy tờ đều đúng tên doanh nghiệp đã đăng ký

Tiêu chuẩn dán nhãn & pallet tại Việt Nam (lý do hàng bị từ chối)

Việt Nam áp dụng các quy định nghiêm ngặt về dán nhãn và tiêu chuẩn pallet. Phần lớn các trường hợp bị từ chối tại cảng đều do không tuân thủ các quy định này.

Quy định dán nhãn tiếng Việt

Tất cả thực phẩm và mỹ phẩm nhập khẩu đều phải dán nhãn tiếng Việt. Nhãn sản phẩm cần có đầy đủ các thông tin sau:

• Tên sản phẩm
• Thành phần/công thức
• Thông tin nhà sản xuất và nhà nhập khẩu
• Hạn sử dụng/ngày hết hạn
• Xuất xứ hàng hóa

Nhãn chỉ có tiếng Anh hoặc dịch sai, dịch kém là nguyên nhân hàng đầu khiến lô hàng bị từ chối. Tham khảo hướng dẫn dán nhãn tại Việt Nam để xem mẫu nhãn đúng chuẩn.

Tuân thủ bao bì gỗ ISPM-15

Việt Nam yêu cầu tất cả bao bì gỗ và pallet nhập từ Trung Quốc phải tuân thủ ISPM-15: xử lý nhiệt và đóng dấu hợp lệ. Pallet không đạt chuẩn sẽ bị buộc xử lý hun trùng (chi phí do bạn chịu) hoặc bị từ chối nhập cảnh.

Loại pallet	Kích thước (mm)	Bắt buộc ISPM-15	Nguy cơ xử lý
Chuẩn châu Á	1100x1100	Có	Thấp
Chuẩn ISO	1000x1200	Có	Thấp
Không chuẩn	Bất kỳ	Có	Trung bình—có thể bị chậm

Kích thước & lưu ý xử lý pallet

Việt Nam ưu tiên sử dụng pallet chuẩn châu Á 1100x1100mm, nhưng cũng chấp nhận pallet ISO 1000x1200mm. Pallet không đúng chuẩn có thể gặp khó khăn khi bốc xếp hoặc phải sang pallet lại. Xem thêm tại tiêu chuẩn pallet châu Á.

Những lỗi phổ biến khiến hàng nhập khẩu vào Việt Nam bị chậm (hãy tránh)

Quy trình nhập khẩu tại Việt Nam khá rõ ràng—chỉ cần tuân thủ đúng quy định. Dưới đây là các lỗi mà chúng tôi thường gặp nhất:

Lỗi dán nhãn (tiếng Việt)

Dán nhãn tiếng Việt không đầy đủ hoặc sai là nguyên nhân hàng đầu khiến hàng bị từ chối. Hải quan và MOH/DAV sẽ không chấp nhận nhãn chỉ tiếng Anh, dịch kém hoặc thiếu thông tin.

Thiếu giấy phép trước khi gửi hàng

Gửi hàng khi chưa có Giấy công bố ATTP hoặc Công bố mỹ phẩm sẽ bị giữ tại hải quan ngay lập tức. Chi phí lưu kho và phạt lưu bãi sẽ tăng rất nhanh.

Sai sót về IOR & mã HS

Chỉ định IOR chưa đăng ký hợp lệ hoặc chưa có mã số hải quan là lỗi phổ biến. Khai báo sai mã HS cũng khiến hàng bị kiểm tra, kéo dài thời gian thông quan.

Không tuân thủ pallet & bao bì

Dùng pallet không đạt chuẩn ISPM-15 hoặc kích thước không đúng chuẩn sẽ gây chậm trễ, thậm chí bị cách ly. Luôn kiểm tra kỹ trước khi gửi hàng.

Lỗi thường gặp	Hậu quả điển hình	Cách phòng tránh
Nhãn chỉ tiếng Anh	Bị giữ/từ chối	Dịch chuẩn, kiểm tra mẫu nhãn
Thiếu giấy phép ATTP/Mỹ phẩm	Hàng bị giữ	Xin phép trước khi gửi hàng
IOR chưa đăng ký	Không thông quan	Kiểm tra tư cách pháp nhân
Khai sai mã HS	Kiểm tra/chậm trễ	Đối chiếu kỹ mã HS
Pallet không ISPM-15	Cách ly/trả lại	Dùng pallet đạt chuẩn

Tóm tắt: Cần chuẩn bị gì để thông quan thực phẩm & mỹ phẩm tại Việt Nam

Quy trình nhập khẩu thực phẩm và mỹ phẩm vào Việt Nam đòi hỏi nhiều giấy tờ nhưng khá minh bạch. Đầu tiên, xác định cơ quan quản lý sản phẩm của bạn (MOH/VFA cho thực phẩm, DAV cho mỹ phẩm). Xin các giấy phép cần thiết—Công bố ATTP hoặc Công bố mỹ phẩm—trước khi gửi hàng. Đảm bảo tất cả nhãn đều bằng tiếng Việt và bao bì gỗ/pallet đạt chuẩn ISPM-15. Đăng ký nhà nhập khẩu và mã số hải quan sớm.

Nếu cần hỗ trợ, đội ngũ SINO Shipping sẽ hướng dẫn bạn từng bước—từ chuẩn bị hồ sơ đến thông quan. Để nhận báo giá và lộ trình xin phép phù hợp, yêu cầu báo giá vận chuyển Việt Nam. Để tìm hiểu sâu hơn về logistics, xem hướng dẫn vận chuyển Việt Nam đầy đủ.

Bạn sẽ tránh được hầu hết các rủi ro chậm trễ nếu tập trung vào giấy phép, dán nhãn và tuân thủ—giúp lô hàng thực phẩm, mỹ phẩm của bạn thông quan tại Việt Nam suôn sẻ.