Permis d’importation d’aliments et cosmétiques au Vietnam : MOH/VFA, DAV, étiquetage et douane

Votre marchandise peut passer la douane vietnamienne sans encombre… et pourtant rester bloquée au port. Pour les produits alimentaires et cosmétiques, la plupart des retards ne sont pas liés aux droits de douane ou à la TVA, mais aux autorisations réglementaires : déclaration de conformité sanitaire, notification de mise sur le marché pour les cosmétiques, et étiquetage strictement conforme aux normes vietnamiennes. Le ministère de la Santé (MOH), l’Administration vietnamienne de la sécurité alimentaire (VFA) et l’Administration des médicaments (DAV) contrôlent chacun leur catégorie. Si vos documents ne sont pas corrects ou transmis dans les délais, vous risquez des frais de stockage, de surestaries, voire un refus pur et simple.

Ce guide répond à trois questions clés : Quel organisme supervise votre produit ? Quels documents fournir ? À quel moment les déposer ? Nous détaillons le champ d’action de chaque autorité, listons le dossier type à constituer, et vous donnons un calendrier réaliste — pour éviter que vos expéditions de Chine vers le Vietnam ne restent bloquées. Nous mettons aussi en avant les pièges courants (étiquetage, IOR, palettes, erreurs de code HS) qui piègent souvent les importateurs, et vous renvoyons vers notre guide complet sur l’expédition vers le Vietnam pour un éclairage logistique approfondi.

Éligibilité rapide : quelle autorité vietnamienne supervise votre produit ? (panorama réglementaire)

Avant de rassembler vos documents, il est essentiel d’identifier l’organisme compétent. Au Vietnam, la surveillance des produits alimentaires, cosmétiques et des formalités douanières est répartie entre trois instances.

MOH/VFA : contrôle des produits alimentaires et boissons

Le Ministère de la Santé (MOH) et l’Administration vietnamienne de la sécurité alimentaire (VFA) réglementent tous les produits alimentaires, boissons, compléments alimentaires et matériaux en contact avec les aliments. Si votre produit est destiné à être consommé ou utilisé avec des denrées, il relève du MOH/VFA. L’exigence principale est la Déclaration de conformité sanitaire, régie par le décret 15/2018/ND-CP. Cette déclaration doit impérativement être validée avant l’expédition — aucune dérogation possible.

L’étiquetage en vietnamien est obligatoire pour toute importation alimentaire. La VFA examine la composition, l’origine, le procédé de fabrication et la conformité de l’étiquetage. Que vous expédiez une boisson, une collation, un complément ou même un emballage alimentaire, attendez-vous à un contrôle approfondi de la VFA.

DAV : cosmétiques et produits de santé

Pour les cosmétiques, c’est l’Administration des médicaments du Vietnam (DAV) — sous tutelle du MOH — qui applique la Directive cosmétique de l’ASEAN et la circulaire 06/2011/TT-BYT. Tout produit appliqué sur le corps pour nettoyer, embellir ou modifier l’apparence relève de la DAV. Une notification de mise sur le marché doit être déposée avant l’importation, et l’étiquetage doit être intégralement en vietnamien.

Le champ de la DAV inclut les soins de la peau, maquillage, produits capillaires, parfums et articles de toilette. Si vos cosmétiques revendiquent des effets “santé” (ex. : traitement de problèmes cutanés), des exigences supplémentaires peuvent s’appliquer — limitez-vous aux allégations purement cosmétiques pour éviter les complications.

Douanes vietnamiennes : TVA & dédouanement

La Direction générale des douanes du Vietnam gère le dédouanement, la perception de la TVA et la classification des codes HS. Chaque expédition passe par VNACCS/VCIS, la plateforme électronique des douanes vietnamiennes. Les douanes vérifient vos autorisations, documents et étiquetage, mais s’appuient sur le MOH/VFA/DAV pour les validations techniques.

Tous les importateurs doivent déclarer le bon code HS, régler la TVA (généralement 10 %) et s’assurer que leur entreprise et leur code d’enregistrement en douane sont valides. Les douanes sont le dernier filtre, mais les blocages techniques proviennent du MOH/VFA/DAV.

Déclaration de conformité sanitaire : exigences du Vietnam (Décret 15/2018/ND-CP)

Pour importer des aliments, boissons ou compléments, la Déclaration de conformité sanitaire est incontournable. L’enregistrement auprès du MOH/VFA doit être effectué avant le départ de la marchandise de Chine. Sans déclaration, la douane bloque automatiquement la cargaison.

Attentes du Vietnam (vue d’ensemble)

Le Vietnam exige une transparence totale : composition, procédé de fabrication, durée de conservation, et preuve de conformité aux normes sanitaires vietnamiennes. Le dossier doit être rédigé en vietnamien, et l’étiquetage traduit (aucune étiquette uniquement en anglais n’est acceptée).

Le MOH/VFA analyse la demande, les certificats justificatifs et l’étiquetage. L’expédition n’est autorisée qu’après validation. Pour les nouveaux produits ou compléments, attendez-vous à des contrôles renforcés — voire à des analyses complémentaires.

Dossier type (pièces couramment demandées)

Voici les documents généralement exigés par le MOH/VFA :

• Formulaire de déclaration de conformité sanitaire (en vietnamien)
• Fiche technique produit
• Certificat de libre vente (délivré en Chine)
• Certificats ISO/HACCP/GMP (si applicables)
• Liste des ingrédients et procédé de fabrication
• Exemple d’étiquette en vietnamien
• Rapports d’analyses (microbiologiques, métaux lourds, etc.)

Pour plusieurs références (SKU), chaque produit doit faire l’objet d’une déclaration distincte. L’étiquette doit indiquer l’origine, la composition, la durée de conservation et les coordonnées de l’importateur — tout en vietnamien.

Document	Obligatoire pour	Langue	Délai habituel
Déclaration sanitaire	Tous aliments	Vietnamien	2-4 semaines
Exemple d’étiquette	Tous aliments	Vietnamien	1-2 jours
Rapports d’analyses	Haut risque	Anglais/VN	3-7 jours
Certificat de libre vente	Tous aliments	Anglais	3-5 jours

Délais & coûts (réalistes)

La procédure de Déclaration de conformité sanitaire prend 2 à 4 semaines pour les produits standards, et peut être plus longue pour les nouveautés ou produits complexes. Les frais varient de ₫5,000,000 à ₫20,000,000 par SKU, selon la complexité et les analyses requises.

Notification des produits cosmétiques : procédure au Vietnam (harmonisée ASEAN)

L’importation de cosmétiques nécessite le dépôt d’une Notification de produit cosmétique auprès du DAV. Le Vietnam applique la Directive Cosmétique de l’ASEAN, ce qui garantit un processus prévisible, mais rigoureux.

Classification et procédure de notification au Vietnam

Les cosmétiques sont définis comme tout produit appliqué sur le corps pour nettoyer, embellir ou modifier l’apparence. Si vous faites une déclaration “santé” (ex : “soigne l’acné”), vous risquez de relever de la réglementation pharmaceutique — veillez à rester dans le cadre cosmétique.

La notification s’effectue en ligne ou sur papier, en vietnamien. Le DAV examine la formule, l’usage prévu et l’étiquetage. Vous ne pouvez expédier qu’après validation du DAV. Chaque référence et variante doit être notifiée séparément.

Liste des documents requis

Le DAV demande généralement :

• Formulaire de notification de produit cosmétique (en vietnamien)
• Formule du produit et liste des ingrédients
• Certificat de libre vente (provenant de Chine)
• Certificat GMP (si disponible)
• Exemple d’étiquette en vietnamien
• Évaluation de sécurité (pour certains produits)
• Preuve de conformité ASEAN

Toutes les étiquettes doivent être en vietnamien et indiquer le nom du produit, le fabricant, l’importateur, le numéro de lot et la durée de vie.

Document	Requis pour	Langue	Délai typique
Formulaire de notification	Tous cosmétiques	Vietnamien	1-2 semaines
Exemple d’étiquette	Tous cosmétiques	Vietnamien	1-2 jours
Formule/ingrédients	Tous cosmétiques	Anglais/VN	1-3 jours
Certificat de libre vente	Tous cosmétiques	Anglais	3-5 jours

Délais et coûts (en pratique)

La notification cosmétique prend 1-2 semaines pour un produit standard. Les frais varient de ₫2,000,000 à ₫10,000,000 par référence. Si vous avez plusieurs variantes, chacune doit être notifiée séparément.

Dépôt électronique VNACCS/VCIS (plateforme de pré-dédouanement du Vietnam)

Le dédouanement au Vietnam s’effectue via VNACCS/VCIS, une plateforme entièrement électronique. Les exigences de dépôt sont strictes et les délais serrés.

E-manifest anticipé et déclaration d’importation

Tous les importateurs doivent soumettre un e-manifest avant l’arrivée du navire ou de l’avion. La déclaration d’importation se fait électroniquement, idéalement avant le départ du fret depuis la Chine. VNACCS/VCIS relie la douane, le port et les autorités réglementaires : vos autorisations (Déclaration de sécurité alimentaire, Notification cosmétique) sont vérifiées automatiquement.

Si les documents sont incomplets, la cargaison est signalée pour inspection et retenue. Nous vous conseillons de consulter les cut-off times pour le Vietnam pour éviter de manquer la fenêtre e-manifest.

Délais de dédouanement : à quoi s’attendre

Avec des documents et autorisations complets, le dédouanement prend 1-3 jours. Si une inspection est déclenchée — suite à un dossier incomplet ou erroné — cela peut durer 3-7 jours ou plus. La douane vérifie l’étiquetage, les autorisations et les codes HS.

Étape	Délai standard	Risque si incomplet
Dépôt e-manifest	1 jour avant ETA	Fret reporté
Déclaration	1-2 jours	Fret retenu
Inspection	3-7 jours	Frais de stockage

Contrôles douaniers en pratique

La Douane vietnamienne vérifie :

• Déclaration de sécurité alimentaire ou notification cosmétique
• Étiquetage en vietnamien
• Classification des codes HS
• Enregistrement de l’entreprise et code douanier
• Conformité ISPM-15 (emballages bois)

Tout manquement ou erreur entraîne un blocage de la cargaison. De nombreux importateurs sont retardés pour cause d’étiquetage ou d’autorisations non validées.

Importateur officiel (IOR) : enregistrement d’entreprise & code douanier (exigences Vietnam)

Le Vietnam exige que chaque importateur dispose d’un Code d’enregistrement d’entreprise et d’un Code douanier valides. Sans ces codes, impossible de dédouaner, même avec des autorisations parfaites.

Code d’enregistrement d’entreprise & code douanier

Le Code d’enregistrement d’entreprise (Mã số doanh nghiệp) est délivré par le registre des sociétés vietnamien. Le Code douanier est attribué par la Douane vietnamienne. Ces deux codes sont gratuits et obligatoires pour chaque importation.

Si vous désignez un agent local ou un commissionnaire en douane comme IOR, il doit posséder un enregistrement et un code douanier valides. Beaucoup d’importateurs rencontrent des difficultés ici — surtout avec des agents informels.

Délais et procédure

L’enregistrement prend généralement 1 à 7 jours ouvrés. Il faut soumettre la licence d’entreprise, l’enregistrement fiscal et la demande à la Douane vietnamienne. Une fois validé, vous pouvez déposer vos déclarations et dédouaner votre fret.

Éviter les pièges de l’enregistrement

• Vérifiez l’enregistrement et le code douanier de votre IOR avant l’expédition
• Évitez les agents ou commissionnaires informels sans credentials officiels
• Assurez-vous que tous les documents correspondent au nom de l’entreprise enregistrée

Normes d’étiquetage et de palettes au Vietnam (causes de refus à l’importation)

Le Vietnam applique des règles strictes concernant l’étiquetage et les standards des palettes. La majorité des refus à l’arrivée des marchandises sont dus au non-respect de ces exigences.

Règles d’étiquetage en langue vietnamienne

Tous les produits alimentaires et cosmétiques doivent obligatoirement porter une étiquette en vietnamien. Celle-ci doit comporter :

• Le nom du produit
• Les ingrédients ou la formule
• Les coordonnées du fabricant et de l’importateur
• La date de péremption ou la durée de conservation
• Le pays d’origine

Des étiquettes uniquement en anglais ou mal traduites sont l’une des principales causes de rejet. Consultez notre guide d’étiquetage pour le Vietnam pour des exemples de formats conformes.

Application de la norme ISPM-15 sur les emballages en bois

Le Vietnam exige la conformité ISPM-15 pour tous les emballages et palettes en bois en provenance de Chine. Cela signifie traitement thermique et marquage réglementaire. Les palettes non conformes sont soit soumises à une fumigation (à vos frais), soit refusées.

Type de palette	Dimensions (mm)	ISPM-15 requis	Risque de traitement
Standard Asie	1100x1100	Oui	Faible
Standard ISO	1000x1200	Oui	Faible
Non standard	Toutes tailles	Oui	Moyen—risque de retard

Conseils sur la taille des palettes et la manutention

Le Vietnam privilégie la palette standard Asie 1100x1100mm, mais accepte également la palette ISO 1000x1200mm. Les tailles non standard peuvent entraîner des difficultés de manutention ou nécessiter un reconditionnement. Pour plus d’informations, consultez les standards de palettes en Asie.

Erreurs fréquentes des importateurs au Vietnam (évitez ces retards)

La procédure vietnamienne est prévisible… à condition de respecter les règles. Voici les pièges les plus courants que nous constatons :

Erreurs d’étiquetage (langue vietnamienne)

Un étiquetage incomplet ou incorrect en vietnamien est la première cause de refus. Les douanes et le MOH/DAV n’acceptent pas les étiquettes en anglais uniquement, mal traduites ou absentes.

Absence d’autorisations avant expédition

Expédier avant d’obtenir la Déclaration de Sécurité Alimentaire ou la Notification Cosmétique entraîne un blocage automatique en douane. Les frais de stockage et de surestaries augmentent rapidement.

Problèmes liés à l’IOR et au code SH

Désigner un IOR sans enregistrement valide ou code douanier est une erreur fréquente. Une mauvaise classification douanière (code SH erroné) déclenche des contrôles et des retards.

Non-conformité des palettes et emballages

L’utilisation de palettes non ISPM-15 ou de dimensions non standard provoque des retards de manutention ou une mise en quarantaine. Vérifiez toujours la conformité avant expédition.

Erreur	Conséquence typique	Comment l’éviter
Étiquetage en anglais uniquement	Refus/blocage	Traduire, vérifier le format
Autorisation alimentaire/cosmétique manquante	Blocage des marchandises	Obtenir avant expédition
IOR non enregistré	Refus de dédouanement	Vérifier les agréments
Mauvais code SH	Contrôle/retard	Vérifier la classification
Palette non ISPM-15	Quarantaine/retour	Utiliser des palettes conformes

À retenir : bien préparer le dédouanement alimentaire & cosmétique au Vietnam (résumé)

L’importation de produits alimentaires et cosmétiques au Vietnam implique beaucoup de documents, mais la procédure reste prévisible. Commencez par identifier l’organisme compétent pour votre produit (MOH/VFA pour l’alimentaire, DAV pour les cosmétiques). Obtenez les autorisations requises—Déclaration de Sécurité Alimentaire ou Notification Cosmétique—bien avant l’expédition. Assurez-vous que toutes les étiquettes sont en vietnamien et que tous les emballages bois sont conformes ISPM-15. Enregistrez votre importateur et le code douanier dès le début.

Notre équipe accompagne les importateurs à chaque étape, de la préparation des documents au dédouanement. Pour un devis personnalisé et un plan d’autorisations, demandez un devis pour le Vietnam. Pour plus de détails logistiques, consultez notre guide complet sur les expéditions vers le Vietnam.

En vous concentrant sur les autorisations, l’étiquetage et la conformité, vous éviterez la plupart des retards et garantirez un passage fluide de vos marchandises alimentaires et cosmétiques au Vietnam.