So sánh EXW và FOB khi nhập khẩu vào Việt Nam: Giải thích về thủ tục hải quan, VAT, IOR và logistics (Hướng dẫn từ Trung Quốc sang Việt Nam)

EXW vs. FOB: Lựa chọn nào tối ưu cho nhập khẩu từ Trung Quốc về Việt Nam? (Phân biệt chi tiết)

Khi vận chuyển hàng từ Trung Quốc sang Việt Nam, việc chọn Incoterm—EXW hay FOB—sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, rủi ro và trách nhiệm thông quan của bạn. Quy định tại Việt Nam cùng thực tế logistics tạo ra những “bẫy” đặc thù cho nhà nhập khẩu, nhất là những người mới vào thị trường này. Hãy cùng phân tích cách EXW và FOB vận hành tại Việt Nam, và lý do vì sao lựa chọn này quan trọng hơn ở đây so với nhiều thị trường khác.

EXW vận hành như thế nào tại Việt Nam

EXW (“Giao tại xưởng”) nghĩa là người bán bàn giao hàng tại nhà máy hoặc kho của họ. Sau đó, người mua phải tự lo mọi khâu: lấy hàng, làm thủ tục xuất khẩu tại Trung Quốc, vận chuyển quốc tế, mua bảo hiểm và làm thủ tục nhập khẩu tại Việt Nam. Điều này đẩy toàn bộ trách nhiệm—và rủi ro—về phía người mua.

Đối với Việt Nam, EXW hiếm khi thực tế nếu bạn không có đối tác logistics uy tín tại Trung Quốc có thể:

• Thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu (bắt buộc để nhập khẩu hợp pháp vào Việt Nam)
• Sắp xếp lấy hàng và vận chuyển đúng quy định ra các cảng lớn (Shanghai, Shenzhen, Ningbo)
• Cung cấp đầy đủ chứng từ phục vụ khai báo điện tử VNACCS/VCIS của Việt Nam

Nhiều nhà nhập khẩu đánh giá thấp độ phức tạp của EXW. Nếu thiếu hỗ trợ địa phương, bạn sẽ gặp trễ nải, phát sinh chi phí ngoài dự kiến, thậm chí bị từ chối nhập hàng. Xem thêm về dịch vụ lấy hàng và vận chuyển đầu nguồn tại hướng dẫn dịch vụ lấy hàng đầu nguồn.

Điều kiện	Người bán làm thủ tục xuất khẩu?	Người mua tự lấy hàng?	Điểm chuyển giao rủi ro
EXW	Không	Có	Nhà máy/kho của người bán
FOB	Có	Không	Cảng bốc hàng tại Trung Quốc

FOB vận hành như thế nào tại Việt Nam

FOB (“Giao lên tàu”) là điều kiện phổ biến nhất cho tuyến Trung Quốc–Việt Nam. Người bán giao hàng ra cảng chỉ định (ví dụ Shanghai), hoàn tất thủ tục xuất khẩu Trung Quốc và xếp hàng lên tàu. Từ đây, người mua chịu trách nhiệm: thanh toán cước biển, mua bảo hiểm và làm thủ tục nhập khẩu tại Việt Nam.

FOB giúp đơn giản hóa logistics cho Việt Nam nhờ:

• Thủ tục xuất khẩu được người bán thực hiện, tránh ùn tắc hải quan tại điểm xuất
• Điểm bàn giao rõ ràng, giảm tranh chấp về trách nhiệm
• Chứng từ thường chuẩn hơn, phù hợp với yêu cầu khai báo VNACCS/VCIS

Nếu bạn mới nhập hàng về Việt Nam, FOB cho phép tập trung vào thủ tục hải quan Việt Nam và quy trình nhập khẩu, không phải lo lắng về thủ tục xuất khẩu tại Trung Quốc.

Nên chọn điều kiện nào?

• Chọn EXW nếu bạn có đại lý địa phương mạnh tại Trung Quốc, hiểu rõ mọi quy định xuất khẩu và muốn kiểm soát tối đa logistics.
• Chọn FOB nếu bạn muốn quy trình trơn tru, phân chia trách nhiệm rõ ràng và đảm bảo thủ tục xuất khẩu.

Với đa số nhà nhập khẩu, FOB là lựa chọn an toàn và hiệu quả hơn cho Việt Nam. Nếu bạn muốn so sánh thêm, hãy tham khảo FCA vs FOB hoặc CIF vs CIP để có lựa chọn phù hợp hơn.

Quy trình hải quan tại Việt Nam (VNACCS/VCIS và các bước nhập khẩu cơ bản)

Việc thông quan tại Việt Nam dựa vào nền tảng điện tử VNACCS/VCIS, giúp rút ngắn thời gian xử lý nhưng đòi hỏi chứng từ chính xác và khai báo trước khi hàng về. Hiểu rõ hệ thống này là yếu tố then chốt để nhập khẩu suôn sẻ, dù bạn dùng EXW hay FOB.

Khai báo điện tử VNACCS/VCIS

Mọi lô hàng về Việt Nam đều phải khai báo điện tử trước:

• Nộp e-manifest trước khi tàu hoặc máy bay cập cảng
• Khai báo nhập khẩu điện tử (VNACCS/VCIS) trước khi làm thủ tục thông quan
• Chứng từ phải khớp hoàn toàn: hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn và các giấy chứng nhận

Để biết chi tiết về bộ chứng từ cần thiết, xem hướng dẫn thủ tục hải quan.

Khai báo manifest và chứng từ trước

Việc nộp manifest trước là bắt buộc. Nếu bạn dùng EXW, đơn vị logistics phải phối hợp với nhà cung cấp để lấy chứng từ chính xác. Với FOB, luồng chứng từ thường ổn định hơn vì người bán chịu trách nhiệm xuất khẩu.

Sai sót chứng từ—mã HS không đúng, thiếu giấy chứng nhận, giá trị không khớp—có thể khiến lô hàng bị kiểm tra và chậm thông quan. Để tránh lỗi chứng từ, tham khảo hướng dẫn thời hạn cut-off.

Thời gian thông quan điển hình

Nếu đủ chứng từ và khai báo đúng:

• Thông quan từ 1–3 ngày
• Nếu bị kiểm tra (do lỗi hoặc cảnh báo), thời gian có thể kéo dài 3–7 ngày

Vào mùa cao điểm hoặc dịp lễ, thời gian có thể lâu hơn. Xem thêm về ảnh hưởng của ngày lễ tại hướng dẫn lịch vận chuyển.

Giai đoạn	Thời gian điển hình	Nguy cơ chậm trễ
Khai báo điện tử	Trong ngày	Cao nếu thiếu chứng từ
Thông quan hải quan	1–3 ngày	Trung bình
Kiểm tra	3–7 ngày	Cao (dịp lễ)

Thuế nhập khẩu và VAT tại Việt Nam (Những điều nhà nhập khẩu cần biết)

Mọi lô hàng nhập khẩu vào Việt Nam đều phải chịu thuế nhập khẩu và VAT. Mức VAT tiêu chuẩn là 10%, tuy nhiên một số mặt hàng thiết yếu được áp dụng mức thấp hơn. Hiểu rõ ai là người chịu thuế, cách tính cũng như khung pháp lý là điều cần thiết để dự trù chi phí và tuân thủ quy định.

Mức VAT và các trường hợp miễn/giảm

• VAT tiêu chuẩn: 10% cho hầu hết hàng nhập khẩu
• VAT ưu đãi: 5% cho hàng thiết yếu, một số sản phẩm nông nghiệp
• VAT 0%: Áp dụng cho hàng xuất khẩu và một số dịch vụ nhất định

Xem chi tiết từng nhóm sản phẩm tại hướng dẫn thuế nhập khẩu và VAT của chúng tôi.

Ai là người nộp và cơ quan thu VAT

VAT được thu ngay tại cửa khẩu nhập khẩu bởi Tổng cục Hải quan Việt Nam. Doanh nghiệp nhập khẩu (IOR) là đơn vị chịu trách nhiệm nộp thuế, không phụ thuộc vào điều kiện Incoterm.

Nếu bạn giao hàng theo điều kiện EXW hoặc FOB, người mua (nhà nhập khẩu) sẽ nộp VAT khi làm thủ tục hải quan. Với lô hàng DDP, người bán có thể nộp VAT thay cho người mua—xem thêm tại hướng dẫn vận chuyển DDP của chúng tôi.

Cơ sở pháp lý về thuế nhập khẩu

• Luật Thuế Giá trị gia tăng số 13/2008/QH12 (sửa đổi bởi Luật số 31/2013/QH13)
• VAT được tính trên giá trị CIF cộng với thuế nhập khẩu

Loại thuế	Mức thuế tiêu chuẩn	Cơ quan thu	Cơ sở pháp lý
VAT	10%	Hải quan	Luật số 13/2008/QH12
VAT ưu đãi	5%/0%	Hải quan	Luật số 31/2013/QH13

Xem ví dụ tính toán thực tế tại phân tích chi phí đến tay của chúng tôi.

Quy định về nhà nhập khẩu tại Việt Nam (Đăng ký và yêu cầu địa phương)

Việt Nam quy định mọi lô hàng nhập khẩu đều phải do pháp nhân trong nước đứng tên—tức nhà nhập khẩu (IOR). Doanh nghiệp nước ngoài không thể tự nhập khẩu trực tiếp, vì vậy việc thiết lập IOR là bước cực kỳ quan trọng. Nếu làm sai, đây là một trong những lỗi phổ biến và tốn kém nhất.

Ai có thể làm IOR tại Việt Nam

Chỉ doanh nghiệp Việt Nam có Mã số đăng ký kinh doanh và Mã số hải quan mới được đứng tên IOR. Doanh nghiệp nước ngoài phải ủy quyền cho đối tác địa phương, nhà phân phối hoặc đơn vị dịch vụ thứ ba.

• Doanh nghiệp nước ngoài không được nhập khẩu trực tiếp
• IOR phải đăng ký với Hải quan Việt Nam

Tham khảo thêm về giao nhận chặng cuối và đối tác địa phương tại hướng dẫn giao hàng chặng cuối của chúng tôi.

Quy trình đăng ký và thời gian thực hiện

• Mã số đăng ký kinh doanh: Đăng ký tại cơ quan địa phương
• Mã số hải quan: Cấp bởi Hải quan Việt Nam sau khi đăng ký
• Thời gian xử lý: 1–7 ngày làm việc (có thể kéo dài nếu hồ sơ thiếu)

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu. Tham khảo danh mục hồ sơ cần thiết tại hướng dẫn vận chuyển Việt Nam đầy đủ của chúng tôi.

Bước thực hiện	Thời gian xử lý	Cơ quan chịu trách nhiệm
Đăng ký kinh doanh	1–3 ngày	Cơ quan địa phương
Cấp mã số hải quan	1–4 ngày	Hải quan Việt Nam

Những lỗi phổ biến của nhà xuất khẩu nước ngoài

• Không chỉ định IOR đã đăng ký hợp lệ
• Sử dụng đối tác không đủ điều kiện hoặc chưa đăng ký
• Chậm trễ do thiếu mã số đăng ký kinh doanh hoặc mã số hải quan

Để tránh các rủi ro này, xem hướng dẫn so sánh giao nhận tận nơi và giao nhận tại cảng của chúng tôi.

Chứng nhận sản phẩm và tuân thủ tại Việt Nam (Những gì bắt buộc?)

Việt Nam có quy định nghiêm ngặt về chứng nhận và hợp chuẩn sản phẩm. Nếu không có đủ giấy tờ chứng nhận, hàng hóa rất dễ bị ách tắc hoặc từ chối thông quan. Các yêu cầu này áp dụng với mọi Incoterm, nhưng đặc biệt quan trọng với lô hàng EXW, khi người mua phải tự lo toàn bộ thủ tục tuân thủ.

Một số chứng nhận phổ biến theo ngành hàng

• Điện, điện tử: Dấu CR (theo chuẩn QCVN, TCVN)
• Thiết bị phát sóng/vô tuyến: Phê duyệt kiểu mẫu & Công bố hợp quy
• Hóa chất: Công bố hóa chất (Nghị định 113/2017/NĐ-CP)
• Thực phẩm & đồ uống: Công bố an toàn thực phẩm (Nghị định 15/2018/NĐ-CP)
• Mỹ phẩm: Công bố sản phẩm mỹ phẩm
• Thiết bị y tế: Đăng ký lưu hành thiết bị y tế
• Đồ chơi/trẻ em: Dấu CR
• Bao bì gỗ: Đánh dấu ISPM-15 & Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật

Xem chi tiết từng loại tại hướng dẫn chứng nhận CR Mark và QCVN của chúng tôi và hướng dẫn giấy phép thực phẩm/mỹ phẩm.

Ngành hàng	Loại chứng nhận cần có	Cơ quan cấp	Thời gian xử lý	Chi phí tham khảo
Điện tử	Dấu CR	MOST/STAMEQ	2–6 tuần	₫10 triệu–₫50 triệu
Thiết bị vô tuyến	Phê duyệt kiểu mẫu	MIC	3–5 tuần	₫15 triệu–₫60 triệu
Hóa chất	Công bố hóa chất	MOIT	1–2 tuần	₫3 triệu–₫10 triệu
Thực phẩm & đồ uống	Công bố ATTP	MOH/VFA	2–4 tuần	₫5 triệu–₫20 triệu
Thiết bị y tế	Đăng ký lưu hành	MOH/DAV	2–6 tháng	₫20 triệu–₫100 triệu+
Bao bì gỗ	ISPM-15	MARD	1–2 tuần	₫1 triệu–₫3 triệu

Tổng quan thời gian và chi phí

Phần lớn các chứng nhận mất từ 1–6 tuần, riêng thiết bị y tế có thể kéo dài vài tháng. Chi phí dao động từ ₫1.000.000 (bao bì gỗ) đến trên ₫100.000.000 (thiết bị y tế). Hãy dự trù cả thời gian lẫn ngân sách và chủ động chuẩn bị sớm.

Tìm hiểu thêm về tiêu chuẩn pallet châu Á và ISPM-15 tại hướng dẫn pallet của chúng tôi.

Các cơ quan quản lý chủ chốt

• Bộ Khoa học và Công nghệ (MOST) / STAMEQ
• Bộ Thông tin và Truyền thông (MIC)
• Bộ Công Thương (MOIT)
• Bộ Y tế (MOH) / Cục An toàn thực phẩm (VFA)
• Cục Quản lý Dược (DAV)
• Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (MARD)

Đối với thuế chống bán phá giá và thuế phòng vệ thương mại, xem hướng dẫn thuế chống bán phá giá của chúng tôi.

Các cảng chính, thời gian vận chuyển và ảnh hưởng của ngày lễ (Toàn cảnh logistics Việt Nam)

Bức tranh logistics tại Việt Nam được định hình bởi các cảng biển, sân bay lớn, thời gian vận chuyển nhanh từ Trung Quốc và tác động lớn từ các dịp lễ như Tết Nguyên Đán. Việc lên kế hoạch phù hợp với những yếu tố này là chìa khóa để giao hàng đúng hạn và tránh tắc nghẽn.

Các cửa ngõ biển và hàng không trọng điểm

• Cát Lái (TP.HCM): Cảng biển chính khu vực phía Nam
• Hải Phòng: Cảng biển chủ lực miền Bắc
• Cái Mép–Thị Vải: Trung tâm logistics Đông Nam Bộ
• Đà Nẵng: Cửa ngõ miền Trung
• Sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất (SGN): Đầu mối hàng không phía Nam
• Sân bay quốc tế Nội Bài (HAN): Đầu mối hàng không phía Bắc
• Sân bay quốc tế Đà Nẵng (DAD): Cửa ngõ hàng không miền Trung

Để chọn tuyến vận chuyển tối ưu, xem hướng dẫn tuyến vận chuyển tốt nhất của chúng tôi.

Thời gian vận chuyển tiêu biểu từ Trung Quốc

• Thượng Hải đến Cát Lái: 3–5 ngày đường biển
• Thượng Hải đến Hải Phòng: 2–4 ngày đường biển
• Thượng Hải đến SGN/HAN: 1 ngày đường hàng không
• Thượng Hải đến Đà Nẵng: 5–7 ngày đường biển; 1–2 ngày đường hàng không (quá cảnh qua trung tâm)

Xem thêm phân tích FCL/LCL tại hướng dẫn FCL vs LCL của chúng tôi.

Tuyến đường	Phương thức	Thời gian vận chuyển	Tần suất
Thượng Hải–Cát Lái (TP.HCM)	Đường biển	3–5 ngày	Hàng tuần
Thượng Hải–Hải Phòng	Đường biển	2–4 ngày	Hàng tuần
Thượng Hải–SGN/HAN	Đường hàng không	1 ngày	Hàng ngày

Nếu phân vân giữa hàng không và chuyển phát nhanh, xem hướng dẫn so sánh hàng không và express của chúng tôi.

Ngày lễ Việt Nam và nguy cơ chậm trễ logistics

• Tết Nguyên Đán: Cuối tháng 1–giữa tháng 2, nghỉ 7 ngày. Hoạt động trên toàn quốc gần như dừng lại—cảng, hải quan và vận tải đường bộ nghỉ hoặc chỉ duy trì lực lượng tối thiểu.
• Quốc khánh: 2/9, nghỉ 1–2 ngày. Hoạt động hải quan/logistics hạn chế.
• Giỗ Tổ Hùng Vương: Mùng 10 tháng 3 âm lịch, nghỉ 1 ngày. Cảng hoạt động cầm chừng.
• Ngày Thống nhất & Quốc tế Lao động: 30/4 & 1/5, nghỉ liền kề.

Xem chi tiết ảnh hưởng của ngày lễ tại lịch vận chuyển của chúng tôi.

Những sai lầm thường gặp khi vận chuyển hàng về Việt Nam (và cách tránh)

Quy trình nhập khẩu của Việt Nam có nhiều điểm đặc thù, dễ mắc lỗi. Chúng tôi thường xuyên gặp các trường hợp này—mỗi lỗi có thể khiến hàng bị giữ lại nhiều ngày, thậm chí vài tuần, kèm chi phí phát sinh. Dưới đây là những điểm cần lưu ý và cách phòng tránh.

Những rủi ro EXW đặc thù tại Việt Nam

• Chọn EXW nhưng không có đơn vị logistics tại Trung Quốc: Bạn phải tự lo thủ tục xuất khẩu, trong khi đa số nhà cung cấp không hỗ trợ. Nếu không có đại lý địa phương, hàng sẽ không thể rời khỏi Trung Quốc hợp pháp.
• Không chuẩn bị thủ tục hải quan xuất khẩu: Nhập khẩu vào Việt Nam cần chứng từ xuất khẩu từ Trung Quốc. Thiếu giấy này, hàng sẽ bị giữ hoặc trả về.

Hiểu lầm về FOB tại cảng Việt Nam

• Chọn FOB nhưng không xác nhận rõ cảng xếp hàng: Nhầm lẫn giữa cảng chính (Shanghai, Ningbo) và cảng trung chuyển khiến lỡ chuyến tàu, phát sinh chi phí vận chuyển nội địa.
• Nghĩ rằng người bán lo toàn bộ giấy tờ: FOB chỉ bao gồm thủ tục xuất khẩu và giao hàng tại cảng—người nhập khẩu vẫn phải tự xử lý tuân thủ quy định Việt Nam và đăng ký IOR.

Sai sót về quy định và chứng từ

• Không tuân thủ ISPM-15 với bao bì gỗ: Việt Nam kiểm tra rất nghiêm ISPM-15. Pallet hoặc thùng gỗ không đạt chuẩn có thể bị từ chối hoặc cách ly.
• Không chỉ định IOR đã đăng ký tại Việt Nam: Không có đơn vị nhập khẩu địa phương, không thể làm thủ tục thông quan.
• Bỏ qua lịch nghỉ lễ Việt Nam: Hàng đến vào dịp Tết hoặc các ngày lễ lớn sẽ bị tắc nghẽn, phát sinh phí lưu kho và chậm trễ.

Để bảo vệ hàng khỏi ẩm mốc và đóng gói đúng cách, xem hướng dẫn chống ẩm của chúng tôi.

Sai lầm	Hậu quả	Cách phòng tránh
Không có IOR	Bị chặn thông quan	Đăng ký pháp nhân địa phương
Thiếu ISPM-15	Hàng bị từ chối nhập	Dùng bao bì đạt chuẩn
EXW không hỗ trợ	Chậm trễ, phát sinh chi phí	Chọn FOB hoặc thuê đại lý
Nhầm cảng (FOB)	Lỡ chuyến, phát sinh phí	Xác nhận cảng với nhà cung cấp
Hàng đến vào ngày lễ	Tắc nghẽn, phí lưu kho	Lên lịch vận chuyển hợp lý

Kết luận: Nên chọn EXW hay FOB khi vận chuyển về Việt Nam? (Những lưu ý cuối cùng)

Vận chuyển hàng từ Trung Quốc sang Việt Nam không phải lúc nào cũng áp dụng một công thức chung. Điều kiện EXW rất hiếm khi phù hợp, trừ khi bạn có hệ thống logistics mạnh ở cả Trung Quốc lẫn Việt Nam—nếu không, thủ tục xuất khẩu và tuân thủ quy định sẽ là rào cản lớn. FOB an toàn hơn, giúp phân định trách nhiệm rõ ràng và luồng chứng từ suôn sẻ, đặc biệt thích hợp cho người mới bắt đầu.

Các yêu cầu đặc thù của Việt Nam—như bắt buộc có IOR trong nước, chứng nhận sản phẩm nghiêm ngặt, kiểm soát ISPM-15 đối với kiện gỗ, và các kỳ nghỉ lễ gây gián đoạn—đòi hỏi bạn phải lên kế hoạch kỹ lưỡng. Luôn xác nhận cảng đến, đóng gói đúng chuẩn, và tránh hàng về đúng dịp lễ để giảm thiểu rủi ro.

Để nhận tư vấn phù hợp và bảng giá chi tiết, hãy yêu cầu báo giá riêng hoặc xem hướng dẫn vận chuyển Trung Quốc–Việt Nam đầy đủ để được chỉ dẫn từng bước.